www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Plan kont KG Księga Główna 1. Opis ogólny 1.1 Pojęcia 1.2 Karta konta 1.3 Plan kont a kartoteka KSO 1.4 Zmiana planu kont 1.5 Konta w KSO zamykanego roku 1.6 Dopisywanie nazw kont 2. Struktura planu kont 2.1 Segmenty konta 2.2 Konto syntetyczne nadrzędne, analityczne podrzędne 2.3 Dziedziczenia typu konta 2.4 Format konta (segmenty) 3. Wyszukiwanie konta w planie kont Wg symbolu Wg nazwy 4. Usuwanie kont z planu kont 5. Plan kont wg tabel dekretacji 6. Tematy powiązane 1. Opis ogólny 1.1 Pojęcia Konto (ang. Account) Podstawowe urządzenie księgowe służące do chronologicznej i systematycznej rejestracji operacji gospodarczych. Konto ma dwie strony: Winien Wn (Debet) i Ma (Credit). Konto oznaczone jest symbolem i dodatkowo może mieć nazwę, np. 800 Kapitał zakładowy. Plan kont Wykaz kont i wyjaśnienie zasad ich funkcjonowania. Ustala także rodzaj ksiegowanych na nich typowych operacji gosp., charakter sald oraz sposób księgowania (korespondencje kont). Plan kont bieżący Plan kont roku otwartego Plan kont archiwalny Plan kont roku zamkniętego Patrz opis: Plan kont a kartoteka KSO Symbol konta Oznaczenie konta (maksymalnie 25 znaków, cyfr lub liter). Symbol konta składa się z segmentów. Jeden segment syntetyczny oraz wiele segmentów znaków analitycznych. W programie Trawers ERP struktura konta jest elastyczna. Segmenty analityczne mogą być różnej długości w różnych grupach kont syntetycznych Konta syntetyczne Konta o symbolu 2- lub 3-znakowym. Umożliwiają agregowanie kwot zapisanych na związanych z nimi kontach analitycznych. Konta analityczne Występują równolegle do kont syntetycznych. W systemie Trawers księguje się na kontach analitycznych (tam gdzie wystepują), a informacje o stanach i obrotach kont syntetycznych uzyskuje się poprzez sumowanie danych z kont analitycznych. Konta bilansowe Konta slużące do księgowania operacji zmieniających stan aktywów i pasywów. Dla tych kont obowiązuje zasada podwójnego zapisu. Konta pozabilansowe Konta, których nie umieszcza się w bilansie. Dla kont tych nie ma obowiązku zachowania zasady podwójnego zapisu. Kwoty zapisów na tych kontach nie są wliczane do sum kontrolnych dowodów księgowych, obrotów miesiąca i obrotów narastająco. Podczas kontroli bilansowania się KSO system nie bierze pod uwagę kont pozabilansowych. Konta przeciwstawne Konta powiązane z kontami podstawowymi. Na obu kontach są zapisy tej samej kwoty na przeciwnych stronach (Wn i Ma). Stan konta Następujące wielkości uchwycone w dowolnym momencie: Bilans Otwarcia BO Obroty bieżące Obroty narastająco: B.O.+ obroty od początku roku Saldo: saldo obrotów narastająco Konta o zerowych stanach Konta, których bilans otwarcia i obroty są równe zero. Konta takie można usunąć z KSO. 1.2 Karta konta Plan kont w systemie KG jest tabelą (skorowidzem) zawierającym karty kont. o-- Plan kont ----------------------------------------------o | Status Typ Ostatnia | | konta Konto Nazwa konta operacja | | - -------------- ------------------ - ----- | | # 101- Kasy A 02/2018 | | 101-01 Kasa glowna A 02/2017 | | 101-02 Kasa pomocnicza A 01/2018 | | # 131- Rachunki bankowe A 01/2017 | | 131-01 Rachunek pierwszy A 02/2018 | o-----------------------------------------------------------o Elementy karty konta Symbol konta Oznaczenie konta (maksymalnie 25 znaków, cyfr lub liter). Symbole nie mogą się powtarzać. Symbol konta składa się z segmentów. Jeden segment syntetyczny oraz wiele segmentów znaków analitycznych. Nazwa konta Nazwa konta składa się z dwóch elementów. Krótka nazwa (30 znaków) i długa nazwa (60 znaków). Dodatkowo można podać nazwę w języku obcym. Nazwy krótkie nie moga się powtarzać Nazwa konta w języku obcym Nazwa wyświetlana i drukowana, gdy operator wybierze jezyk obcy, np. EN (angielski) jako język menu i komunikatów programu. Status konta [ ] Otwarte: można dekretować [#] Zamkniete: nie można dekretować Status pozwala m.in. oddzielić konta analityczne (na które się dekretuje od kont syntetycznych. Zmniejsza możliwość pomyłek w dekretowaniu. Wymusza obecność kont nadrzędnych. Dzień zamknięcia [#] konta zapisywany jest w bazie danych i wyświetlany w formularzu: Znaczące daty Status konta umożliwia umieszczenie nazw kont w wydrukach wg parametrów i wg poziomów agregacji. Pozwala stworzyć prawidłową hierarchię struktury. Np. --------------------------------- # 10 Kasa 10-01 Kasa główna 10-02 Kasa pomocnicza . # 70 Sprzedaż # 70-1 Sprzedaż wyrobow 70-101 Sprzedaż wydziału 01 . # 70-3 Sprzedaż usług 70-301 Sprzedaż wydziału 01 . --------------------------------- Typ konta [A] Aktywne [P] Pasywne [D] Przychody [K] Koszty (Wydatki) [X] Pozabilansowe [I] Inne Typy kont podaje się dla wszystkich kont analitycznych i syntetycznych. Typy kont analitycznych należących do danej syntetyki powinny być takie same. Funkcja weryfikacji pokaże ew. niezgodności. Typy kont umożliwiają tworzenie zestawień standardowych, tj. * Bilans na dzień ... Aktywa: konta typu A Aktywne (saldo Wn) Pasywa: konta typu P Pasywne (saldo Ma) * Rachunek wyników Przychody: konta typu D Przychody (obroty Ma w okresie) Koszty : konta typu K Wydatki (obroty wn w okresie) Uwzględnia się konta: Aktywne Saldo Wn i Pasywne Saldo Ma Saldo konta [A] Aktywne wchodzi w bilansie do Aktywów a [P] Pasywów. np. AKTYWA ------------------------------ 100 Kasa 120.20 130 Rach. bankowy 300.00 300 Materiały 50.40 ------------------------------ np. Kasa: suma sald strony Wn kont z grupy 100... typu A Jeżeli konto (np. konto kosztów własnych sprzedaży) wchodzi do takich zestawień saldami, a nie obrotami, to przenieść salda na konta pomocnicze, i z tych kont tworzyć zestawienia. Konta rozrachunkowe powinny być rozdzielone, tj. powinny być oddzielne konta odbiorców (należności) i dostawców (zobowiązania). Nie wyróżnia się kont dwustronnych. Ta sama zasada obowiązuje w funkcjach systemu KE Analizy w MS Excel Podatkowe / Niepodatkowe [ ] Konto nie jest podatkowe [P] Konto jest podatkowe Klasyfikacja dla potrzeb zestawień i raportow. Wskazuje czy zapisy na konto wchodza do podstawy opodatkowania. Plan (Strona budżetu konta) [Wn] Budżet konta zapisuje się po stronie Wn [Ma] Budżet konta zapisuje się po stronie Ma [ ] Konto nie uczestniczy w planowaniu Ostatnia operacja Data ostatniej operacji. Pozwala zorientować się, które konta używane są w bieżącej ewidencji księgowej. Format konta, np. xxx-xxx-xx-xxx-xx Definicja formatu, np. xxx-xxx-xx-xxx-xx rozdziela kreskami (-) znaki konta aby zwiekszyć czytelność. Program drukuje symbol konta w podanym formacie na zestawieniu: KG > Zestawienia > Plan kont analityczny [KG_ZPK20]. Dopisywanie konta do planu kont Konta do planu kont można dopisać w funkcji: Plan konta > Dopisywanie oraz w locie: a) podczas rejestrowania dokumentów b) podczas tworzenia dokumentów wg automatów księgowych c) podczas pobierania poleceń księgowania z ksiąg pomocniczych NOTE: tego dopisywania można zakazać parametrem systemu KG Drzewo planu kont Plan kont można przeglądać i drukować w postaci drzewa. Na wierzchołku drzewa jest zwykle konto syntetyczne a gałęziami są konta analityczne. o-- Plan kont 20xx ----------------------------------------------o | Konto ------------------ --- Nazwa ------------------ Typ | | - Plan kont | | - 010- Środki trwałe I | | 010-4 Środki trwałe gr 4 A | | 010-5 Środki trwałe gr 5 A | | 010-6 Środki trwałe gr 6 A | | 011- Środki trwałe Sklep Karwiny A | | 020- Wart niemat i prawne A | | - 030- Inwest długoterminowe A | | 030-01 Inwest w nieruchomości A | | 030-02 Inwest w wart niemat i prawne A | | + 070- Umorzenie śr trw A | | 071- Umorzenie śr trw Sklep Karwiny A | o----------------------------------------------------------------o 1.3 Plan kont a kartoteka KSO Plan kont W planie kont są tylko symbole, nazwy i atrybuty kont. Kwoty, tj. stany i obroty kont znajdują się w odrębnej kartotece KSO (Kartoteka KSO roczna). Plan kont jest jeden, ma charakter katalogu kont i istnieje niezależnie od kartotek KSO. Kartoteka KSO KSO Kartoteka Stanów i Obrotów Kont. To jest kartoteka roczna. Zawiera oddzielny rekord (zapis) dla każdego konta analitycznego w danym roku obrotowym. Te zapisy dają informacje o stanach początkowych, obrotach i stanach końcowych kont w roku. Kartoteki KSO tworzone są oddzielnie w każdym roku obrotowego. Zbiory danych okresowych Okresy obliczeniowe 1.4 Zmiana planu kont Symbole i nazwy kont w planie kont są zwykle są takie same jak w kartotece rocznej KSO. Potrzeba zmiany planu kont Sytuacja zmienia się, gdy w przedsiębiorstwie następuje reorganizacja planu kont. Trzeba dodać nowe konta a poprzednich, nie używanych nie można usunąć. Z jednej strony, trzeba dekretować na nowe konta, a z drugiej strony, trzeba zachować dekretacje poprzednie, np. dla celów kontrolnych. Reguły zmiany planu kont W programie Trawers potrzebę zmian planu kont rozwiązano następująco: 1. Zmiana nazw i charakterystyk kont może nastąpić na przełomie lat, podczas zamykania roku (zamykania miesiąca 13-go) 2. KSO zamykanego roku zachowuje nazwy i charakterystyki kont stosowanych w zamykanym roku. Konta roku zamkniętego mają nazwę: Archiwalny plan kont. Nazwy kont i ich charakterystykę w archiwalnym planie kont można zmieniać Patrz parametr systemu KG: Można korygować archiwalny plan kont [T][N] Parametry systemu KG 3. KSO nowo-otwieranego roku otrzymuje nazwy i charakterystyki tych kont, które wykazywały obroty w zamykanym roku i wchodzą bilansem otwarcia do nowego KSO. 4. Plan kont (ogólny katalog kont) zachowuje wszystkie konta. Można usunąć niepotrzebne konta Teraz, po zamknięciu roku, można usunąć z planu kont lub zmienić nazwy i charakterystykę tych kont, których nie będzie się używać w bieżącym planie kont i które nie będą występowały na zestawieniach z lat poprzednich. Np. można usunąć z planu kont konto, które powstało w roku 2010, w kolejnych latach nie było na nie dekretacji i teraz w 2018 roku nie planuje się go używać. W funkcji usuwania (F9) program dodatkowo umożliwi sprawdzenie, czy rzeczywiście nie ma dokumentów księgowych w okresach otwartych. 1.5 Konta w KSO zamykanego roku KG > Okresowe > Konta w KSO zamykanego roku [KG_PZM00] Możliwość dopisania konta do kartoteki KSO roku, który będzie zamykany. Funkcja użyteczna jest raz w roku, tuż przed zamknięciem roku (zamknięciem m-ca 13-go). Podczas zamkniecia roku, plan kont staje sie <prywatnym> planem kont zamykanego roku. Do tego planu zapisywane są konta, na których były operacje (księgowania) w zamykanym roku. Czasami chcemy, aby w planie byly też konta, na których nie było operacji, np. nazwy kont syntetycznych. W tej funkcji można dopisać takie brakujące konta. 1.6 Dopisywanie nazw kont W funkcji KG > KSO > Plan kont > Korekta > Dopisywanie nazw kont [KG_TPK25] można wpisać nazwy wskazanym analitycznym kontom rozrachunkowym. Nazwy będą zgodne z nazwą kontrahenta, którego symbol wykorzystany jest do definicji analityki konta. Funkcja przydatna w tych firmach, w których polecenia księgowania tworzone są na konta analityczne odbiorców lub dostawcow. Np. ustalamy dekretację: 201%DDDDDD Zatwierdzamy fakturę zakupu od kontrahenta: 008237 KRUK DOM HANDLOWY Program ZO tworzy zapis na konto: 201008237. Teraz, przy pomocy tej funkcji możemy wpisać nazwę konta: 201008237 KRUK DOM HANDLOWY 2. Struktura planu kont 2.1 Segmenty konta Konto składa się z segmentów. Jeden segment syntetyczny oraz wiele segmentów analitycznych. Segmenty analityczne mogą być różnej długości w różnych grupach kont syntetycznych. Przykłady #100- Kasa 100-10 Kasa krajowa 100-20 Kasa walutowa EUR #200- Rozrachunki z odbiorcami 200-10 Rozrachunki krajowe 200-10000001 Hurtownia Mondis 200-10000024 Firma Makowski 200-10000025 PPH Algenda Sp.K. #220- Rozrachunki publiczno prawne 220-1 Podatek rolny 220-2 Podatek dochodowy od os fizycz #840- Przychody przyszłych okresów 840-01 Odsetki naliczone 840-02 Rezerwy, przych przysz okresów -o- ---o---- | | | o--- segmenty analityczne o różnych długościach: 1, 2 i 6 znaków | o--------- segment syntetyczny i stałej długości, tu: 3 znaki Segmenty analityczne a maski dekretacji W programie Trawers można powiązać pola w dokumentach (transakcjach) z segmentami analitycznymi kont księgowych (en: Dynamic general ledger posting). Konta mogą mieć segmenty odpowiadające polom w dokumentach: odbiorca, dostawca, magazyn, oddział, jednostka organizacyjna, zlecenie, kasa, bank, itp. Powiązanie pól z dokumentami odbywa się poprzez użycie masek w oznaczeniach kont księgowych w schematach dekretacji. Np. 311%MM --> zapisze dekret na konto 311-23, gdy magazyn %MM = 23 311%MM --> zapisze dekret na konto 311-01, gdy magazyn %MM = 01 -o- o- | | | o--- maska %MM Symbol magazynu, segment analityczny konta | o------ konto syntetyczne Tabele dekretacji Patrz też niżej: Plan kont wg tabel dekretacji KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10] 2.2 Konto syntetyczne nadrzędne, analityczne podrzędne Każda grupa kont analitycznych musi mieć nadrzędne konta syntetyczne o liczbie znaków wskazanej w parametrach KG, zwykle 3 znaki. Parametry systemu KG 1. Poprawny plan kont: --------------------------------- 011 Srodki trwałe 011-0 Srodki trwałe - grupa 0 011-0 Srodki trwałe - grupa 1 ... itp --------------------------------- 2. Niepoprawny plan kont: --------------------------------- 011-0 Srodki trwałe - grupa 0 011-0 Srodki trwałe - grupa 1 ... itp --------------------------------- Poprawna struktura planu kont zwiększa czytelność samego planu kont oraz czytelność tworzonych zestawien na poziomie syntetycznym. Np. w zestawieniu sald kont syntetycznych w przypadku 2. suma sald kont srodków trwałych będzie przypisana do konta 011-0 gdyż ta grupa kont nie ma konta syntetycznego. 2.3 Dziedziczenia typu konta Konta powinny prawidłowo dziedziczyć typy kont w strukturze planu kont. Dziedziczenie, tj. przejmowania typu konta (A P D K I X) przez konto podrzędne, np. analityczne. Konta powinny dziedziczyć typ konta wg następujących zasad: 1. Konto nadrzędne typu A/P/D/K/I może mieć podrzędne takiego samego typu oraz innego dowolnego typu. Gdy innego typu, to program sygnalizuje podczas weryfikacji. 2. Konto nadrzędne typu X może mieć konto podrzędne tylko typu X Tzn. konto typu X jest kontem pozabilansowym i wszystkie poniżej muszą być pozabilansowe. Kontrola odbywa się w funkcji: Weryfikacja. Powstaje odpowiedni raport. Podczas dopisywania konta, także podczas dopisywania w locie, podczas pobierania poleceń księgowania, program nadaje własciwy typ konta, wg opisanej zasady. Przykład: ----------------------- 101 A 1011 dziedziczy A 1012 dziedziczy A 10121212 dziedziczy A itd. ----------------------- Jeżeli natomiast wprowadzimy: 1019 X to ----------------------- 10191 dziedziczy X 10192 dziedziczy X 10193 dziedziczy X 101943333 dziedziczy X itd. ----------------------- Dziedziczenie odbywa się na każdej pozycji struktury konta np: Użycie konta 19 jako X nie pozwoli nadać numeru konta 191 jako P Użycie konta 4059 jako X nie pozwoli na utworzenie konta 40591 jako K itd 2.4 Format konta (segmenty) Definicja formatu konta, np. xxx-xxx-xx-xxx-xx Rozdziela kreskami (-) znaki aby zwiekszyć czytelność konta. Program drukuje symbol konta w podanym formacie na zestawieniu: KG > Zestawienia > Plan kont analityczny [KG_ZPK20]. Można automatycznie ustalić format kont analitycznych wg szablonu formatu nadrzędnego: KG > Plan kont > Ctrl+F7 (w Linux: [U]) Definicja formatu Definicję podaje się dla kont w polu: Szablon (FormatKG) XXX-XX-XX-XXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ^ <-- | --> ^ Wskaźnik pozycji można przesuwać (<-- | -->) i oznaczać: F10-zmień Przykłady definicji formatu Np. wg definicji formatu: 501 XXX-XX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX program zapisze formaty kont analitycznych: 501-01-401 501-01-402 501-02-401 501-02-402 Przykład definicji formatu konta w jednostce budżetowej: 13001852124260116401 <-- bez definicji formatu 130-01-85-212-4260-1-164-01 <-- z definicją formatu Opis segmentów konta: 130 (konto bankowe) Rachunek bankowy 01 (konto wydatkowe) Rachunek wydatków 85 (Dział) Pomoc społeczna 212 (Rozdział) Świadczenia rodzinne 4260 (Paragraf) Zakup energii 1 (Rodzaj środków) (1)środki własne, (2)dotowane 3(Zlecone) itd. 164 Numer zadania (numer zadania ustala gmina. W niektórych gminach numery są 5 cyfrowe. Zadania mogą się powtarzać z roku na rok, mogą mieć też numeracją ciągłą 01 Inne uszczegółowienie (Rodzaj świadczenia, Uzupełnienie zadania, Numer projektu np. POKL, WTZ itd.) 3. Wyszukiwanie konta w planie kont Listę konta można przeglądać (przewijać) pozycjami, stronami oraz przemieszczać się na początek i koniec listy. Lista może być ułożona wg symbolu lub nazwy konta. Wyszukiwanie może być wg całości lub części znaków znajdujących sią w polach symbolu, nazwy krótkiej i nazwy długiej. Wg symbolu Można podać cały symbol lub część symbolu konta i klawisz <F2/F3>. Wyświetlona lista ułożona jest rosnąco wg symboli kont. Wg nazwy Najlepsza metoda: 1. przełączyć się na nazwę (Tab) 2. wpisać części nazwy np. [mater] i nacisnąć klawisz <F3> Program wyszuka: [Wartości niematerialne i prawne] oraz [Zużycie materiałów] ----- ----- Klawisz <F3> w listach wyboru wyszukuje ciągi znaków zawarte w tekście. Tu, szuka znaków w krótkiej i długiej nazwie konta. Bez znaczenia jest miejsce ciągu w tekście oraz bez znaczenia czy są małe czy duże litery i czy zawierają polskie 'ogonki'. Wyświetlona lista ułożona jest rosnąco wg któtkich nazw kont. 4. Usuwanie kont z planu kont Potrzeba usunięcia konta z planu kont powstaje zwykle w momencie przebudowy planu kont. Trzeba dodać nowe konta a poprzednich, nie używanych nie można usunąć gdyż mogą być potrzebne podczas tworzenia zestawień z uwzględnieniem poprzednich kont. Rozwiązanie zmiany planu kont (na przełomie roku) w programie Trawers opisano w oddzielnym punkcie: Zmiana planu kont. Ogólna zasada: konto można usunąć, gdy nie było aktywne w podanym okresie, tzn. nie ma zarejestrowanych dokumentów. Program sprawdza obecność dokumentów. o--------------------------------------------------------------o | | | Badaj obecność dokumentów w okresach: 20xx/01 - 20xx/12 | | | o--------------------------------------------------------------o Jeżeli nie na zarejestrowanych dokumentów, to można usunąć: * Jedno, wskazane konto * Wiele kont z zakresu od.. do.. Przed ostatecznym usunięciem, można otrzymać raport zawierający konta zakwalifikowane do usunięcia z planu kont. [R] pokaż tylko Raport [U] Usuń z planu kont Usunięcie konta jest nieodwracalne. 5. Plan kont wg tabel dekretacji KG > KSO > Plan kont wg tabel dekretacji [KG_PPK10] Hipotetyczny plan kont. Zestawienie o strukturze: Plan kont, które powstaje na podstawie definicji dekretacji w systemach pomocniczych: KB, MG, NA, ZO, ZP. Hipotetyczny plan kont pozwala na sprawdzenie poprawności definicji dekretacji w systemach pomocniczych. Tzn. czy dekretacje te utworzą polecenia księgowania na prawidłowe konta. Tak prezentowany plan kont ułatwia orientację na jakie konta dekretowane są dokumenty. Hipotetyczny plan kont można przeglądać i drukować: * wg symboli kont * wg dekretacji w systemach pomocniczych * jako drzewo, z wcięciami Plan kont wg tabeli dekretacji w systemie sprzedaży: ------------------------------------------------------------------------- -------- Konto ------ Str- Sys Rodzaj Symbol ----------- Nazwa ---------- 202-ee Wn NA WM RO-/ Sprzedaż towarów 700-gg Ma NA WM RO-/ Sprzedaż towarów 700-gg Wn MG RO RO-/ Rozchód towarów / materiałów 320-mm Ma MG RO RO-/ Rozchód towarów / materiałów ------------------------------------------------------------------------- ^ | o-----v | Literki: ee, gg, mm, to sa maski dekretacji tj. odpowiednio: %EE, %GG, %MM Są bez znaku technicznego: [%], i podane jako małe litery, aby odróżnić od dużych liter symbolu konta. Gdyż symbol konta można zbudować z cyfr i liter. Np. 201-EE Na hipotetyczny plan kont, można 'nałożyć' konta już będące w planie kont KG. To pozwoli porównać plan hipotetyczny z rzeczywistym i uświadomi jakie nowe konta powstaną przy takich tabelach dekretacji. o---------------------------------------o | Czy ująć konta z planu kont KG ? | | Tak Nie | o---------------------------------------o Konta z planu kont oznaczone są [KG] w kolumnie: Sys Poprawność definicji dekretacji można także zapewnić poprzez zakaz (parametr systemu KG) dopisywania kont do planu kont w locie, tzn. podczas pobierania w KG poleceń księgowania z systemów pomocniczych. 6. Tematy powiązane Organizacja ksiąg rachunkowych Księga główna i księgi pomocnicze Tabele dekretacji Parametry systemu KG Zbiory danych okresowych Okresy obliczeniowe Zgodność ksiąg pomocniczych z KG Trawers a ustawa o rachunkowości Przyjęte zasady rachunkowości (zarys) Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Księgowość-PoleceniaKsięgow #Księgowość-Dokumenty #Księgowość-KsięgaGłówna
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści