www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Tabele dekretacji ksiegowych 1. Opis ogólny 2. Budowa tabeli Przykład Pola tabeli 3. Przykład użycia tabel dekretacji Przygotowanie planu kont Wypełnianie tabeli dekretacji Sprzedaż towaru Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży 4. Maski kont (maski dekretacji) Okno masek Procedura użycia masek 5. Usuwanie i korekta dekretacji Usuwanie z tabeli Korygowanie w dokumentach 6. Pieczątka dekretacyjna 7. TGD Tabela grup dekretacji 7.1 Koncepcja i przykład 7.2 Symbol domyślny i podpowiadany 7.3 Informacje techniczne 8. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Zapisy w tabeli określają sposób dekretacji dokumentu. Tzn. przekształcania zapisów w pozycjach dokumentów źródłowych w systemach pomocniczych na polecenia księgowania, które następnie można pobrać w Księdze Głównej. Patrz też: System dekretacji Symbole, które wskazują na sposób dekretacji, wpisywane są do dokumentów podczas rejestrowania. Mogą być wybrane ręcznie lub mogą zostać wpisane automatycznie. Podczas zatwierdzania dokumentów, program tworzy polecenia księgowania zgodnie z dekretacją w tabeli dekretacji. Symbole dekretacji i powiązane z nimi wartości dla masek, np. magazyn [10] dla maski: %MM wpisuje się do dokumentów. Wszystkie wartości masek muszą być w dokumentach. Aby umożliwić odtworzenie (odbudowanie) zbiorów poleceń księgowania. Patrz szczegóły: Dokumenty poleceń księgowania Systemy pomocnicze (dziedzinowe) Tabele dekretacji sterują sposobem przekształcania zapisów w dokumentach źródłowych w systemach pomocniczych (dziedzinowych) na polecenia księgowania. Tabele dekretacji są w systemach: KB Obrót pieniężny MG Gospodarka magazynowa NA Sprzedaż i rozrachunki z odbiorcami PL Płace i kadry ST Środki trwałe ZO Zakupy i rozrachunki z dostawcami ZP Zlecenia produkcyjne Patrz szczegóły: Organizacja ksiąg rachunkowych Uprawnienia do dekretowania Operatorom (rolom) trzeba nadać uprawnienia do wybierania dekretacji z tabel. Ustalenie uprawnień pozwala zawęzić liczbę wybieranych symboli, a to zmniejsza prawdopodobieństwo pomyłek operatorów i nadużyć. Dodatkowo, podczas ustalania uprawnień, można oznaczyć [*] symbole, które będą podpowiadane: F10-podpowiadany. Patrz: Uprawnienia operatorów (role) 2. Budowa tabeli Tabela dekretacji (przykład) o-- Dekretacja Syst: MG [AD_TSD20] -----------------------------------------[X]o | | | Rodzaj: PR Przychód | | Zmiana: AA 20xx.11.04 | | Dekretacja: PR+/ Nazwa: Przyjęcie z zakupu / produkcji | | | | o-----------------------------------o--------o------o------------o-------o | | | Konto | Strona | Znak | % wartości | Suma | | | o---o-------------------------------o--------o------o------------o-------o | | | 1.| 320%MM | Wn | + | 100.00 | Dok | | | | 2.| 301%MM | Ma | + | 100.00 | Dok | | | | 3.| | | | 0.00 | | | | | 4.| | | | 0.00 | | | | | 5.| | | | 0.00 | | | | | 6.| | | | 0.00 | | | | | 7.| | | | 0.00 | | | | | 8.| | | | 0.00 | | | | o---o-------------------------------o--------o------o------------o-------o | | | | Warunek (filtr) | o------------------------------------------------------------------------------o Rodzaje dekretacji Grupy transakcji gospodarczych, np. [PR] Przychód do magazynu [DI] Wypłata z kasy dla dostawcy [WT] PTU/VAT należny Symbole dekretacji Operacje w ramach grup, odrębnie dekretowane. Rodzaj: [PR] Przychód do magazynu, może mieć następujące symbole: --------------------------------------------------- Symbol Nazwa dekretacji Dekretacja ------ ---------------------------- ------------- PR+/ Przyjęcie materiału z zakupu 311 Wn 301 Ma PS+/ Przyjęcie towaru z zakupu 330 Wn 303 Ma PW+/ Przyjęcie wyrobu z produkcji 601 Wn 580 Ma --------------------------------------------------- NOTE: Niektóre rodzaje, np. MG [O1] Odchylenie (+) zwiększenie i MG [R3] Zaokrąglenie mogą mieć tylko jeden symbol dekretacji. Te symbole program zapisuje do dokumentów systemowych, generowanych automatycznie. Gdy program generuje taki dokument, np. Odchylenie, to automatycznie pobiera symbol dekretacji i związane z nim symbole kont. PS: Zaleca się, aby w nazwie dekretacji podawać symbole kont, na które księguje się operacje. Symbole kont w nazwie ułatwiają wybór podczas rejestracji. [PW] Przyjęcie wyrobu 601 / 580 ^ ^ o-----o---> symbole kont księgowych Długa nazwa: w tym polu można dodać komentarze i porady dla operatorów. Podczas wybierania dekretacji, operator możne wyszukiwać treści zapisane w polu: Długa nazwa. Szablon dekretacji (en: Posting Template) Zawartość tabeli dekretacji. Wypełnienie ośmiu pozycji tabeli. Definicje: konta strony, [+][-], % wartości, oznaczenie sumowania. Szablon dekretacji powinien być zbilansowany: Suma Wn [=] Suma Ma. Wymóg zbilansowania szablonu można wyłączyć --> param systemu KG Dekretacje powiązane W tabeli dekretacji można wskazać dekretacje dodatkową (powiązaną). Np. Transakcja sprzedaży magazynowej zwykle tworzy dekrety na konta: Przychód ze sprzedaży i Rozrachunki z odbiorcami. Dodatkowo można utworzyć dekrety z kwotami udzielonych upustów od ceny. Dekretacje podaje się w: [NA] [UP] Upust od ceny sprzedaży w powiązaniu z [NA] [WM] (Sprzedaż z magazynu) i [NA] [WP] (Sprzedaż usług) Kwotę upustu można zapisać na kontach księgowych w KG. Konto wprost lub z maską Symbol konta, podany wprost, np. 234 lub z tzw. maską, np. 311%MM. Przykład: konto z maską: 311%MM, gdzie: 311, to konto Materiały na składzie a %MM, to maska: numer magazynu. Właściwy numer magazynu, np. 23 zostanie wpisany w miejsce maski podczas rejestrowania dokumentów magazynowych. Wg dokumentu przychodu do magazynu 23, zostanie utworzone polecenie księgowania z dekretacją: 311-23 Wn Inny przykład: maska 530%ZZZZZZ (Koszty działalności). Za maską %ZZZZZZ kryje się numer zlecenia, np. 100012 Remont maszyn. Podczas tworzenia polecenia księgowania na podstawie dokumentu, np. faktura zakupu usług od dostawcy, utworzony zostanie dekret na konto analityczne 530100012: Koszty remontu maszyn. NOTE: Symbole kont można pominąć (tzw. pusty dekret). W sytuacjach gdy danych transakcji (pozycji dokumentu) nie przekazuje się do KG Księga Główna. Gdy jest pusty dekret, to program nie tworzy poleceń księgowania. Strona konta Wn lub Ma Znak (+) lub (-) Gdy (-), to kwota dokumentu zostanie zapisana na koncie ze znakiem (-) Procent wartości Wskazuje jaki procent kwoty zapisany zostanie na wskazane konto. Zwykle 100 %. Można podać 0% gdy dekret nie przekazuje kwot do KG Księga Główna. Suma: [Tak] [Dok] [Nie] Definiuje poziomy sumowania (en: Consolidating Transactions): Wskaźniki: (en: G/L Consolidate Posted Transactions) [Nie] Nie sumuj Nie ma sumowania [Dok] Sumuj dla dokumentu Jest sumowanie kwot wg dokumentów źródłowych [Tak] Sumuj dla konta Jest sumowanie kwot wg kont Więcej opisów: --> Poziomy sumowania Organizacja ksiąg rachunkowych 3. Przykład użycia tabeli dekretacji Przykład bazuje na przykładowych danych branżowych: [MT] Meble tapicerowane Dane branżowe. Profile firm Kolejne kroki wypełniania tabeli dekretacji: * Przygotowanie planu kont * Wypełnianie tabeli dekretacji w systemie NA * Sprzedaż towaru * Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży i utworzenie poleceń księgowania Przygotowanie planu kont Plan kont danych branżowych: [MT] Meble tapicerowane (demo), zawiera następujące konta (poniżej fragment planu kont): --------------------------------------------------- ... 202 Rozrachunki z odbiorcami 202-10 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi 202-20 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi ... 221 Rozrachunki z tytułu VAT 221-01 Rozrachunki z tytułu VAT 01 Stawka 23 % ... 700 Przychody ze sprzedaży 700-20 Przychody ze sprzedaży grupa 20 --------------------------------------------------- Wypełnianie tabeli dekretacji w systemie NA 1. Rodzaj dekretacji: [WM] Sprzedaż magazynowa Symbol dekretacji [RO-/ ] Sprzedaż towarów Konto Strona % Sumuj -------------------------------- 202%EE Wn 100 Dok 700%GG Ma 100 Dok -------------------------------- 2. Rodzaj dekretacji: [WT] PTU/VAT Należny Symbol dekretacji [WT+/ ] VAT od sprzedaży Konto Strona % Sumuj -------------------------------- 202%EE Wn 100 Dok 221%VV Ma 100 Dok -------------------------------- W definicji kont użyto: %EE %GG %VV. Są to tzw. maski kont. W miejsce masek wpisywane są automatycznie konkretne symbole podczas rejestrowania dokumentów. W przykładach: %EE zamiast EE wpisana będzie grupa odbiorcy, tu: 10 Odbiorcy krajowi %GG zamiast GG wpisana będzie grupa asortymentowa towaru, tu: Grupa 20 %VV zamiast VV wpisany będzie numer PTU tu: 01 PTU stawka 22 % Sprzedaż towaru W pozycji sprzedaży towaru -------------------------- Dokument: FA0001/02/xx Data: 20xx.02.14 Stawka PTU: [01] 23% Kwota netto: 105.00 Podatek PTU: 24.15 Kwota brutto: 129.15 -------------------------- Zatwierdzenie dokumentu sprzedaży i utworzenie poleceń księgowania Wn Ma ---- ---- Konto należności 202-10 105.00 Konto należności 202-10 24.15 Konto podatków 221-01 24.15 Konto sprzedaży 700-20 105.00 =============== 129.15 129.15 Inny układ danych: Dekretacja w NA: ---------------- Konto 202-10 Rozrach. z odbiorcami kraj. Wn 105.00 PLN Konto 700-20 Przychody ze sprzedaży gr 20 Ma 105.00 PLN Konto 202-10 Rozrach. z odbiorcami kraj. Wn 24.15 PLN Konto 221-01 Rozrach. z tyt VAT 01 Ma 24.15 PLN Dekretowanie faktur sprzedaży 4. Maski kont (maski dekretacji) Maski (literki), które podczas tworzenia poleceń księgowania (podczas zatwierdzania dokumentów), zostaną zastąpione symbolami tworzącymi nr konta, np. 311%MM --> zapisze dekret na 31123, gdy magazyn %MM = 23 311%MM --> zapisze dekret na 31101, gdy magazyn %MM = 01 Wartości, które wejdą na miejsce masek, mogą pochodzić bezpośrednio z kartotek: kart KIM, kart odbiorców i dostawców lub są wpisywane przez operatora podczas rejestrowania dokumentów. Reguły w programie: Maski Wartości do masek program pobiera ----------------- --------------------------------- * Maska: WW,NN,L,GG Karta KIM * Maska: EE Karta odbiorcy * Maska: FF Karta dostawcy * Maska: TT Oddział operatora rejestrującego transakcję (dokument) * Maska: ZZZZZZ Operator wybiera kartę zlecenia ZP JJ <- o o Program podpowiada z wybranej karty zlecenia ZP KK <- o | <-- operator może zmienić XX <- o o (patrz ekran niżej) * Maska: Q12 QQQQQQQQQQQQ Operator wpisuje do pozycji dokumentu Wybiera z tabeli Q12 Okno masek dekretacji Wartości z karty zlecenia ZP program wyświetla w oknie masek dekretacji o------------------------------------o #ZZZZZZ_JJ_KK_XX | Zlecenie: ZP0123/001 Jednostka: WP| | Inne : 10 Komórka: K1| | Symb Q12: 123456789012 | <-- opcja, param 0140 [1] o------------------------------------o Zlecenie: ZP0123/001 <--- karta zlecenia w ZP Jednostka (JJ): WP <--- o Komórka (KK): K1 <--- o z karty zlecenia ZP0123/001 Inne (XX): 10 <--- o NOTE: Wartości: JJ KK XX do karty zlecenia program wpisuje domyślnie wg zawartości karty KIM produktu wytwarzonego tym zleceniem. NOTE: Gdy w programie Trawers nie prowadzi się rozbudowanej analityki księgowej, to można pominąć wyświetlanie okna i pobieranie danych do dekretacji. Decyduje parametr: 0704 [1] Nie pobiera: ZZZZZZ, JJ, KK, XX Procedura użycia masek * Definiowanie szablonów dekretacji w tabeli dekretacji - symbole dekretacji - konta z maskami - strony Wn, Ma - metody sumowania * Rejestracja dokumentów (transakcji) - odbiorcy, dostawcy - karty KIM: magazynowe, nie-magazynowe - symbole dekretacji Dopisywane pozycje dokumentów muszą mieć wypełnione wartościami te wszystkie pola, których dane wejdą na miejsce masek. Np. gdy w definicji konta podano: %EE (grupa odbiorcy), to w karcie odbiorcy musi być podana wartość, np. [KL]. Pole nie może być puste. Program informuje, gdy w polach dokumentu brakuje danych dla masek. * Zatwierdzanie dokumentów Podczas zatwierdzania, program pobiera wartości z pól w pozycjach dokumentów i wpisuje je na miejsce masek w definicji kont. Tworzy polecenia księgowania. Np. Pole ODGRUPA w pozycji faktury sprzedaży, wartość: [10] Odbiorcy krajowi Definicja konta: 202-%EE Program utworzy dekret na konto: 202-10 * Polecenia księgowania pobiera się w systemie: KG Księga Główna Dokumenty poleceń księgowania Patrz opis: Rodzaje dekretacji i maski Przykłady dekretacji podane są w opisie procesów. Poradniki. Scenariusze 5. Usuwanie i korekta dekretacji Symbole dekretacji wskazują na definicje w tabeli, w której określa się jak dekretować dokument. W dokumentach (transakcjach) zapisuje się symbole dekretacji oraz powiązane z nimi symbole (wartości) w miejsce masek. Usuwanie definicji z tabeli Gdy nie używa się jakiegoś, konkretnego symbolu, to można go usunąć z tabeli. Przed usunięciem trzeba upewnić się, że usuwane symbole nie będą używane: * Do zatwierdzania bieżących dokumentów * Do weryfikacji poleceń księgowania * Do próbnego tworzenia poleceń Korygowanie w dokumentach Dekretacje w dokumentach można korygować. Np. gdy powstają nowe konta lub nowe transakcje. Po zmianie schematow dekretacji, podczas zatwierdzania dokumentów, polecenia księgowania powstaną wg nowej dekretacji. Trzeba to wziąść pod uwagę ustalając moment zmiany. Dokumenty poleceń księgowania P. Czy można korygować dekretacje i wartości dla masek w dokumentach zatwierdzonych, po utworzeniu poleceń księgowania ? O. a) Aby utworzyć nowe, zmienione polecenia księgowania Zmienić symbole i ew. wartości dla masek, zatwierdzić. Pobrać w KG. Ew. usunąć w KG dokumenty utworzone wg poleceń ksiegowania i polecenia pobrać od nowa. b) Bez tworzenia poleceń, tylko dla raportów, np. JPK Zmienić symbole i ew. wartości dla masek. Ew. zmienić ręcznie zapisy księgowe w KG. P. W której funkcji można zmienić w dokumentach dekretacje i wartości dla masek ? O. NA > Okresowe > Rejestry sprzedaży > Korekta danych rejestru i JPK [NA_ZRS53] ZO > Okresowe > Rejestry zakupu > Korekta danych rejestru i JPK [ZO_ZRZ13] NOTE: Operator musi mieć uprawnienia: Administrator. 6. Pieczątka dekretacyjna Na dokumentach drukowanych wg wzorców teraz można umieścić pieczątkę dekretacyjną. Pieczątka dekretacyjna to są kwoty sumowane na konta w ramach dokumentu. Ułatwiają sprawdzenie schematów dekretacji. Program korzysta z zapisów w tabeli dekretacji i kwot w pozycjach dokumentów. Np. pieczątka dekretacyjna na fakturze zakupu: ------- Konto ------- ---- Kwota Wn ---- ---- Kwota Ma ---- 201- 0.00 61.50 222-01 11.50 0.00 301-10 50.00 0.00 =========================================================== Razem 61.50 61.50 Pieczątki można umieszczać na dokumentach w systemach MG NA ZO ZP. Patrz też: System dekretacji dokumentów 7. TGD Tabela grup dekretacji 7.1 Koncepcja i przykład TGD wiąże dekretacje z przetwarzanymi obiektami, np. kartami indeksów KIM. To pozwala wskazać dekretacje domyślne w zależności od kontekstu transakcji i rejestrowanych danych. Mechanizm TGD pozwala zbudować w pełni automatyczny wybór dekretacji w transakcjach, w których są indeksy KIM towarów i usług. TGD łatwo zastosują osoby, które znają system dekretacji w programie Trawers. Na pewno przekonają się, że wprowadza zasadnicze uproszczenia. Rolę tabeli TGD najlepiej przedstawić na przykładzie. TGD w pozycji zakupu usługi Rejestrowanie faktury zakupu. Pozycja zakupu usługi obcej. Rodzaj operacji [PS]. Symbol dekretacji [PS+/10] Zapewnić, aby po wybraniu z KIM indeksu zakupu usługi (indeks niemagazynowy) program automatycznie wybrał dekretację [PS+/10] Przygotowanie: -------------- * Wypełnienie tabeli TGD [AD_TGD10] Wpisać: Symbol: ZU Nazwa: Dekretacja zakupu usługi obcej Dekretacja: System: ZO Rodzaj: PS Dekret: [PS+/10] Zakup usług * W karcie KIM [.USLUGO-1] Zakup usługi obcej [Uo] w polu: TGD wpisać: ZU (symbol grupy dekretacji) * Zakładamy, że operator ma uprawnienia do 4 dekretów [PS]: [PS+/01] [*][PS+/02] [PS+/10] <-- podany w TGD [ZU] [PS+/20] Zakładamy też dla uproszczenia, że nie ma warunków dekretacji (filtrów). Rejestracja dokumentu: ---------------------- W systemie ZO Zakupy zarejestrować fakturę zakupu. W pozycji wpisać: zakup usługi [.USLUGO-1]. Program pobierze symbol dekretacji [PS+/10] z tabeli TGD via karta KIM, tj. wg symbolu [ZU] NOTE: Obowiązują zasady mechanizmu uprawnień, tzn. program podpowiada dekretację zwykłemu użytkownikowi. Nie podpowiada administratorowi. Administrator ma pełne uprawnienia. Nie można ustalać wartości domyślnych. TGD w pozycji kosztów KGO w fakturze sprzedaży Opisano automatyczą dekretację pozycji kosztów gospodarowania odpadami. KGO Koszty Gospodarowania Odpadami 6.2 Symbol domyślny i podpowiadany Symbol domyślny Wstawiany w transakcjach automatycznych, np. SOA, CSV, dopisanie pozycji kosztów KGO (param 0526) Symbol podpowiadany Podpowiadany na ekranie podczas ręcznego rejestrowania pozycji dokumentów Procedura ustalania symbolu dekretacji o---------------------------------------------------------o | Odczytuje grupę TGD z karty KIM | o---------------------------------------------------------o | | | wypełniona | nie wypełniona v v o-----------------------------------------------o | | Czy są dekrety w TGD? | nie ma dekretów w TGD | | (Dla kontekstu transakcji: system, rodzaj) |-------------->------------v o-----------------------------------------------o | | | | | | jest jeden lub wiele dekretów w TGD | | | o--------------------v--------------------------o v | Odczytuje dekrety z TGD | | o-----------------------------------------------o | | | | | | | o--------------------v--------------------------o o--------------------v------------------o | Sprawdza uprawnienia operatora/roli | | Sprawdza uprawnienia operatora/roli | o-----------------------------------------------o o---------------------------------------o | Pozostawia tylko dekrety, do których | | Pozostawia tylko dekrety, do których | | operator/rola ma uprawnienia | | operator/rola ma uprawnienia | o-----------------------------------------------o o---------------------------------------o | | | | o--------------------v--------------------------o o--------------------v---------------o | Sprawdza warunki (filtry) dekretów | | Sprawdza warunki (filtry) dekretów | o-----------------------------------------------o o------------------------------------o | Pozostawia tylko dekrety, | | Pozostawia tylko dekrety, | | które spełniają warunki (filtry) | | które spełniają warunki (filtry) | o-----------------------------------------------o o------------------------------------o | | | | o--------------------v--------------------------o o--------------------v-------------------------o | Podpowiada dekret wg zasady: | | Podpowiada dekret wg zasady: | o-----------------------------------------------o o----------------------------------------------o | * nie pozostał żaden: --> pusty | | * nie pozostał żaden: --> pusty pusty | | * pozostał jeden: --> ten jedyny | | * pozostał jeden: --> ten jedyny | | * pozostało wiele: --> wg priorytetu: (1) | | * pozostało wiele: --> wg priorytetu: (2) | | - poprzednio wybrany | | - poprzednio wybrany | | (tylko gdy ręcznie) | | (tylko gdy ręcznie) | | - pusty | | - oznaczony [*] | | !!! nie uwzględnia [*] tak jak w (2) !!! | | - pusty | | Bo TGD powinno zapewnić jednoznaczność | o----------------------------------------------o o-----------------------------------------------o 7.3 Informacje techniczne * Tabela TGD jest w AD > Finanse > System dekretacji > TGD [AD_TGD10] * Do TGD można wpisywać dekretacje wszystkich systemów: KB MG NA PL ST ZO ZP i wszystkich rodzajów operacji (Roper). TGD w systemach: NA ZO MG TGD aktywna jest w transakcjach: NA: [WM] Sprzedaż z magazynu [WP] Sprzedaż usług / Rabat od faktury Np. w SOA i dla dekretowania pozycji KGO automatycznie dopisywanej do faktury sprzedaży (param 0526) ZO: [PR] Zakupy do magazynu [PS] Zakupy usług (pozycje niemagazynowe) MG: [PR] Przychód [RO] Rozchód [Z1] Zwrot do magazynu [Z2] Zwrot z magazynu [RM]/[PM] Przesunięcie * Symbol tabeli TGD wpisuje się do karty indeksu KIM. 8. Tematy powiązane System dekretacji Organizacja ksiąg rachunkowych Dekretowanie faktur sprzedaży Rodzaje dekretacji i maski Warunki (filtry) dekretacji Funkcje TrExt Dokumenty poleceń księgowania Pobieranie poleceń w KG JPK Jednolity Plik Kontrolny Param ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx Przetwarzanie dokumentów Słowa kluczowe #Księgowość-Dekretacje #Księgowość-PoleceniaKsięgow #Księgowość-Dokumenty #Księgowość-KsięgaGłówna
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści