www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
E-faktury, e-archiwum 1. Dokumenty elektroniczne Pliki elektroniczne Autentyczność pochodzenia Integralność treści Czytelność Przetwarzanie faktur elektronicznie 2. Pojęcia 3. E-faktury w programie Trawers 3.1 Koncepcja 3.2 Schemat przepływu danych 3.3 Przeglądanie e-faktur zapisanych w e-archiwum 4. Pobieranie e-faktur z e-archiwum 4.1 Opis ogólny 4.2 Opisy techniczne Wstęp Definicje w tabeli alertów 4.3 Przykład 5. Bezpieczeństwo 6. Rozwiązania alternatywne 7. Archiwizowanie wydruków dokumentów 8. Zarządzanie dokumentami DMS 9. Tematy powiązane 10. Pytania i odpowiedzi 1. Dokumenty elektroniczne Gospodarka elektroniczna (e-gospodarka, e-commerce) ma coraz większe znaczenie. Przepisy pozwalają stosować dokumenty elektroniczne w miejsce papierowych. Pliki elektroniczne Dokumenty elektroniczne, to są dokumenty tworzone, przeglądane i przesyłane jako pliki elektroniczne. Można je wysyłać do kontrahentów i otrzymywać od kontrahentów. Aby dokument elektroniczny mógł być traktowany jako odpowiednik dokumentu papierowego, to muszą być spełnione następujące warunki: * Autentyczność pochodzenia (en: Authenticity) Zapewnienie tożsamości wystawcy dokumentu. Patrz dalej: Podpis elektroniczny * Integralność treści (en: Integrity) Wiarygodne zapewnienie, że na dokumencie nie zostały zmienione dane. * Czytelność (en: Readability) Zapewnienie, że dokument odczyta człowiek lub/i przetworzy maszyna (komputer) (en: Legibility) Zapewnienie, że litery i cyfry zapisane w dokumencie zostaną prawidłowo zinterpretowane i nie będą mylone z innymi literami i cyframi. Podatnik może zapewnić spełnienie tych warunków za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną metodę weryfikacji przepływu dokumentu od wystawcy do odbiorcy. Podatnik musi opracować, przyjąć i wdrożyć procedury kontrolne Ma przy tym dowolność wyboru metody i narzędzi kontroli. Przetwarzanie faktur elektronicznie Przetwarzanie faktur elektronicznie: tworzenie, przesyłanie, gromadzenie. Ujmuje pełen cykl przetwarzania, od utworzenia faktury u sprzedawcy, aż do odebrania jej przez system informatyczny odbiorcy i bank odbiorcy Na wszystkich etapach faktura ma postać elektroniczną a całość przetwarzania odbywa się automatycznie. Nigdzie nie pojawia sie postać papierowa ani nigdzie nie ma żadnych operacji ręcznych człowieka Patrz też: * Przedsiębiorstwo bez-papierowe Trawers. Przedsiębiorstwo cyfrowe * Dokumenty cyfrowe (elektroniczne) Zarządzanie dokumentami DMS 2. Pojęcia duplikat dokumentu Kopia dokumentu (jego obraz pierwotny), np. faktury przechowywana w archiwum, w formacie PDF. NOTE: Powtórny wydruk faktury z bazy danych programu może zawierać inną treść niż wydruk wykonany w dniu rejestracji. Bowiem wiele danych, podczas wydruku, pobieranych jest z bieżących kartotek np. adres klienta. Jeżeli klient zmienił siedzibę, to adres może być inny na nowym wydruku. Dlatego wydruki dokumentów należy zapisywać w archiwum wydruków, formacie gotowym do powtórnego wydrukowania, np. w formacie PDF. Patrz: Archiwizowanie wydruków dokumentów e-archiwum. Dokumenty. Duplikaty NOTE: Po wprowadzeniu KSeF nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur. Obrazy (treści) faktur będą przetrzymywane w systemie przez 10 lat. Duplikaty wystawiano na żądanie w przypadku zagubienia lub zniszczenia. e-faktura * Faktura wystawiana przez program Trawers w postaci elektronicznej (PDF) Wysyłanie faktur e-mailem * Faktura EDI. Dokument EDI zawierający komunikat INVOIC EDI Dokumenty sprzedaży * e-faktury ustrukturyzowane. Faktura elektroniczną posiadającą tzw. ustrukturyzowany format XML. Standard zapisu danych określa UE: 2014/55/EU Norma unijna e-archiwum Repozytorium e-faktur i innych dokumentów wystawianych przez Trawers Dokumenty do e-archiwum można zapisać podczas drukowania. Funkcja: ţZapiszWArchiwum{} Funkcje TrExtLang Wydobywanie (pobieranie) z e-archiwum odbywa się ręcznie (odebranie i wysłanie e-maila) lub automatycznie, poprzez system alertów. Patrz przykłady niżej. Dokumenty w e-archiwum otrzymują unikalny identyfikator: RefNo. Identyfikator ułatwia zarządzanie zawartością e-archiwum. Można łatwo wyszukiwać, przeglądać i wydobywać znajdujące się tam dokumenty. Nry referencyjne RefNo W rozwiązaniu przyjętym w programie Trawers, e-archiwum nie jest portalem internetowym. Dostęp do niego jest przez e-mail. Autoryzacja sprowadza się do sprawdzenia adresu e-mail. Nie ma haseł, pinów, itp. Program Trawers odbiera e-maile z żądaniem pobrania dokumentu z archiwum i wysyła dokument e-mailem jako załącznik E-faktury należy przechowywać w e-archiwum od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. praktycznie 6 lat Inne nazwy: * Elektroniczna baza faktur NOTE: Po wprowadzeniu KSeF nie będzie potrzeby archiwowania e-faktur. System KSeF zapewni archiwizacje e-faktur przez 10 lat. e-faktura w zamówieniach publicznych Dyrektywa UE 2014/55/UE Norma europejska: EN 16931-1:2017 Dot: Elektroniczne fakturowanie w zamówieniach publicznych Norma EN 16931 daje ogólne wytyczne. Poszczególne kraje UE określają normy szczegółowe, np. Polska : Ustrukturyzowana faktura w postaci elektronicznej i Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF) Niemcy : XRechnung - der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträggebern Austria: CIUS-AT-NAT Austrian National Core Invoice Usage Specification NOTE: Od 1.11.2020 wykonawcy (dostawcy towarów i usług) zamówień publicznych mają obowiązek wystawienia e-faktur: elektroniczne faktury ustrukturyzowane. OpenPeppol OpenPeppol to jest organizacja non-profit, której jednym z celów jest zapewnienie europejskim przedsiębiorcom komunikacji elektronicznej z europejskimi instytucjami rządowymi w ramach obsługiwanych przez nie procesów zamówień publicznych. OpenPeppol promuje wykorzystanie jednolitych technologicznie standardów elektronicznej wymiany dokumentów. e-faktura w krajach niemiecko-języcznych ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) Format e-faktury stosowany w krajach niemiecko-języcznych. Faktura w tym formacie jest dokumentem hybrydowym, graficznym PDF/A (dla ludzi) i tekstowym (XML) dla komputerów. Zawiera oba elementy: PDF/A i XML. Jest zgodna z dyrektywą UE: EN 16931 Podpis elektroniczny Podpis elektroniczny (en: Electronic signature), to są dane w postaci elektronicznej, które służą do identyfikacji osoby, wystawcy dokumentu. Zapewnienie tożsamości wystawcy dokumentu, to jest jeden z warunków uznania dokumentu elektronicznego jako odpowiednika dokumentu papierowego. Warunek: Autentyczność pochodzenia (en: Authenticity). Pozostałe warunki: * Integralność treści (en: Integrity) Zapewnienie, że na dokumencie nie zostały zmienione dane. * Czytelność (en: Readability) Zapewnienie, że dokument odczyta człowiek lub/i przetworzy maszyna. Dokumenty JPK W programie Trawers ERP wysyła się dokumenty JPK. Dokumenty muszą być podpisane podpisem elektronicznym. Dopuszczalne metody podpisywania: * Kwalifikowany podpis elektroniczny * Profil zaufany ePUAP Użytkownicy programu Trawers ERP mogą wykorzystać do podpisu dokumentów JPK programy udostąpnione przez centra certyfikacji. Patrz opis: Podpis elektroniczny dokumentów JPK JPK Jednolity Plik Kontrolny Faktury PDF Podobnie jak w przypadku dokumentów JPK, użytkownicy programu Trawers ERP mogą podpisywać elektronicznie faktury w formacie plików PDF. Mogą do tego celu wykorzystać programy udostępnione przez centra certyfikacji, np. CERTUM w Polsce. Patrz też: Zapis wydruku do pliku w formacie PDF Urządzenia wyjściowe. Wydruki 3. E-faktury w programie Trawers 3.1 Koncepcja * E-faktura jest emitowana w programie Trawers w formacie PDF. PDF jest graficznym obrazem wydruku faktury. Drukowanie * Fakturę można wysłać e-mailem do odbiorcy. Faktura w formacie PDF jest załącznikiem e-maila Wysyłanie faktur e-mailem * Po wysłaniu, e-fakturę można dodatkowo zapisać w e-archiwum. Patrz szczegóły: e-archiwum. Dokumenty. Duplikaty * W nagłówku e-maila można zapisać identyfikator RefNo, który jednoznacznie określa powiązanie e-faktury z fakturą w zbiorze dokumentów programu Trawers To pozwala ustalić komu, kiedy i o jakiej treści wysłano e-fakturę oraz zapewnia autentyczność pochodzenia wymaganą przepisami dotyczącymi gospodarki elektronicznej Nry referencyjne RefNo * e-archiwum jest elementem programu Trawers: - Tylko Trawers umieszcza dokumenty w e-archiwum - Odbiorcy mogą wyszukiwać i pobierać dokumenty w e-archiwum - Odbiorcy mogą mieć dostęp czasowy, np. urzędnicy na czas kontroli - Rejestruje się (log) operacje umieszczania i pobierania e-faktur Umieszczanie dokumentów w e-archiwum tylko przez Trawers jest elementem kontroli biznesowej zapewniającej autentyczność pochodzenia faktur 3.2 Schemat przepływu danych (model danych) o-- Firma -------o | | | o------------o | o------------o | | | | (2) e-mail + pdf | | (2) | | Trawers o--->------------>----------->----o Odbiorca | | | | | | | | o----o-------o | o------------o (1) | (1)| | | |pdf | o------------o | | | (3) e-mail | Odbiorca | (3) | v | o-----<------------<------o Inne | | o----o-------o | | | instytucje | | | o--<----o o--o---------o | | | | | | | | | | | | e-archiwum | | (4) e-mail + pdf | (4) | | o--->---------->----------->---------o | | | | | o------------o | (5) powiązanie: e-mail i dokument (5) o-----------o----o | | v o------------o | (6) e-mail + pdf | | o----->----------------------->------o Odbiorca | (6) | | o------------o (1) Zapis w e-archiwum obrazu faktury w pdf via wydruk wg wzorca Wzorce dokumentów i etykiet (2) Wysłanie do odbiorcy e-maila z powiadomieniem o wystawieniu e-faktury Zawiera informacje o sposobie pobrania faktury z e-archiwum (że powinien wysłać e-mail o podanej treści na podany adres) Do e-maila można załączyć plik pdf z wystawioną fakturą Wysyłanie faktur e-mailem (3) Odebranie e-maila wysłanego przez odbiorcę e-maila z poleceniem pobrania e-faktury z e-archiwum (4) Analiza odebranego e-maila (w temacie: [HA:LSI?....]) i wysłanie do odbiorcy e-maila z załączoną fakturą (plikiem pdf) Proces automatyczny, sterowany mechanizmem alertów Alerty i raportowanie Patrz niżej: definicja alertu, który analizuje otrzymany e-mail i odsyła e-fakturę (5) Powiązanie e-maila z załączonym plikiem pdf i dokumentem źródłowym w zbiorze transakcyjnym Identyfikatorem powiązania jest numer RefNo Nry referencyjne RefNo (6) Odbiorca sam pobiera fakturę z e-archiwum 3.3 Przeglądanie e-faktur zapisanych w e-archiwum Faktury zapisane w e-archiwum w formacie PDF można przeglądać na ekranie dokumentu, w zakładce (F2) > Dokument w archiwum w pliku PDF Np. plik ...-x/natres/nazal/archiwum/2013-05-SI-FA0002/05/13.pdf
4. Pobieranie e-faktur z e-archiwum
4.1 Opis ogólny
Faktury zapisane w e-archiwum w formacie PDF mogą pobrać osoby zainteresowane
i uprawnione, np.
* Odbiorca (adresat) faktury
NOTE: Wystawca informuje e-mailem odbiorcę, że e-faktura
czeka na pobranie w e-archiwum (en: e-billing)
* Przedstawiciel urządu skarbowego lub innej uprawnionej instytucji
Aby pobrać jedną, konkretną fakturę, wysyła e-mail na ustalony adres
z kodem [TR:SI ...] w temacie e-maila, np. [TR:SI?nr=F00027/01/13]
Aby pobrać listę wszystkich faktur z okresu, wysyła e-mail
z kodem [TR:LSI ...], np. [TR:LSI?y=2013&m=01]
4.2 Opisy techniczne
Wstęp
NOTE: Opisy techniczne adresowane do administratora programu Trawers
Pobieranie z archiwum odbywa się w dwóch krokach:
(patrz schemat przepływu danych)
(3) Wysłanie e-maila od odbiorcy do Trawersa z poleceniem pobrania
e-faktury z e-archiwum
(4) Wysłanie e-maila z Trawersa do odbiorcy z załączonym plikiem pdf
Odbieraniem e-maila od odbiorcy i wysłaniem e-faktury zajmuje się moduł alertów.
Program analizuje zdarzenie (tu: pojawienie się e-maila) i odpowiednio,
tj. zgodnie z definicją alertu reaguje na zdarzenie (tu: wysyła zestawienie
faktur miesiąca lub obraz pdf konkretnej faktury)
Patrz szczegóły:
Alerty i raportowanie
Przeglądanie e-maili przychodzących powinno być cykliczne, dlatego program
powinien przetwarzać tabele alertów cyklicznie. Dlatego alerty należy
wywołać w trybie Autorun
Definicje w tabeli alertów
Przykłady definicji alertów przetwarzających odebrane e-maile
(Alerty pracują tu jako autoresponder)
NOTE: Aktualne definicje alertów są w katalogu: https://ftp.tres.pl/alerty/
1. PZ0002 Email__lista_faktur_okresu.xml
2. PZ0001 Email__faktura_z_archiwum.xml
Katalog: ftp.tres.pl
1. PZ0002 Email: lista faktur okresu 2013.01.24 16:57 2013.01.29 16:07
2. PZ0001 Email: faktura z archiwum 2013.01.24 17:12 2013.02.17 13:55
1. PZ0002 Email: lista faktur okresu 2013.01.24 16:57 2013.01.29 16:07
--------------------------------------------------------------------------
o-- Alert ------------------------------------------------------------o
| Symbol PZ0002 Email: lista faktur okresu Priorytet 0 |
| Status |
| System RK Rynek - Kontakty |
[1]| Zbiór 303 E-maile RK Ilość okresów 0 |
| |
[2]| Sprawdzać co 0 dni 0 godzin 10 minut W godzinach 00:00 - 00:00 |
[3]| Powtarzać T po 1 dni 0 godzin 0 minut |
o- Adresaci ----------------------------------------------------------o
|- --- Adresat ------------------------- --- Urządzenie wyjściowe ----|
[4]|C FI Dział Finansowo-Księgowy EMAIL2 Email txt |
| |
o---------------------------------------------------------------------o
Objaśnienie wierszy:
[1] Program monitoruje zbiór e-maili w systemie RK
[2] Sprawdza co 10 minut, przez całą dobę, czy jest e-mail z pytaniem
Można zmniejszyć lub zwiększyć częstotliwość sprawdzania
Zwiększenie spowoduje dodatkowe obciążenia serwera
Czas ten powinien być taki sam lub krótszy niż odstęp między kolejnymi
pobraniami poczty z serwera
[3] Czas po którym odpowiedź ma zostać wysłana ponownie
Powtarzać po 1 dniu łącznie z warunkiem query filtrującym e-maile dzisiejsze
spowoduje, że powtórzenie nigdy nie nastąpi
Zwiększenie tego czasu nie zmieni działania programu. Spowoduje, że program
będzie niepotrzebnie dłużej trzymał w pamięci e-mail na który odesłał
odpowiedź
Skrócenie tego czasu spowoduje wielokrotne odesłanie odpowiedzi
[4] Adresatami odpowiedzi są osoby, które przysłały pytanie
Program wyśle odpowiedź do osób z działu FI, które mają wpisany adres
e-mail i wyraziły zgodę na otrzymywanie korespondencji
Można podać inny dział.
Można dopisać kolejnych adresatów odpowiedzi. Można dopisać innych
niż [C] Kontrahent ze zbioru 224 (osoba do kontaktu)
Np. operatora (użytkownika) programu Trawers, aby powiadomić go
o wysłaniu odpowiedzi
Należy zachować ostrożność aby nie wysłać odpowiedzi do nieuprawnionych osób.
o-- Warunek -------------------------------------------------------o
[1]| [Data] jest = TODAY i |
[2]| [Id skrzynki] jest = "XE" i |
[3]| [E-mail Rodzaj [W][O][P][D][ ]] jest = "O" i |
[4]| [Id folderu] jest = "01" i |
[5]| [Osoba System: NA ZO PL] jest = "NA" i |
[6]| [Osoba Symbol] jest wypełniony i |
[7]| [Temat] wyrażenie regularne (regex) |
| |
o------------------------------------------------------------------o
Objaśnienie wierszy:
[1] Tylko e-maile z dnia dzisiejszego
Jednoczesne ustawienie parametru Powtarzać po na 1 dzień powoduje, że program
nie będzie ponownie wysyłał odpowiedzi dla starszych e-maili
[2] Symbol sprawdzanej skrzynki pocztowej
[3] Tylko e-maile odebrane [O]
[4] Tylko e-maile z folderu: Odebrane [01]
Pominie np. e-maile odebrane, ale przeniesione do kosza
[5] Kontrahent w kartotece odbiorców w systemie NA
[6] Symbol odbiorcy musi być wypełniony
Program sam wypełni, gdy adres e-mail znajduje się w kartotece osób do kontaktu
Pominięte zostaną e-maile, których nadawca nie został rozpoznany
[7] Sprawdzenie czy temat e-maila rozpoczyna się od: [HA:LSI?....]
Wyrażenie regularne: ^[^\S]*\[HA:LSI\?[^\]]+\]
Program pominie e-maile z tematem mającym na początku np. Re:, Odp:, Fw:
To uchroni przed ponownym wysłaniem odpowiedzi na e-mail Re: [HA:LSI?...]
o-- Alert - definicja raportu -----------------------------------------------------------[X]o
[1]| Temat Odp. automatyczna @TEMAT |
o- Nagłówek --------------------------------------------------------------------------------o
|Zestawienie wygenerowane automatycznie. |
|Odpowiedź na e-mail z dnia @DATA temat: @TEMAT |
| |
[2]|ţHttpGetParam{Param;ţRegex{\[HA:LSI([^\]]+)\];2;@TEMAT}} |
[3]|ţPorównaj{ţParam[y];; |
| Brak parametru rok okresu obliczeniowego, y= ? [HA:LSI?y=rrrr&m=mm] |
|} |
[4]|ţPorównaj{ţParam[m];; |
| Brak parametru miesiąc okresu obliczeniowego, m= ? [HA:LSI?y=rrrr&m=mm] |
|} |
[5]|ţOdbiorca={@ODBDOST} |
|ţ# ========= Odbiorcy upoważnieni do oglądania wszystkich faktur ========== |
[6]|ţPorównaj{@ODBDOST;100000;ţOdbiorca={}} |
[7]|ţPorównaj{@ODBDOST;005304;ţOdbiorca={}} |
| |
[8]|ţWstawWydruk{NA_DFA50;;;;ţParam[y];ţParam[m];tOdbiorca} |
[9]|ţNazwijPlik{Zestawienie faktur za okres ţParam[y]/ţParam[m]} |
o- Pozycje ---------------------------------------------------------------------------------o
| |
| |
o- Stopka ----------------------------------------------------------------------------------o
| |
o-------------------------------------------------------------------------------------------o
Objaśnienie wierszy:
[1] Temat raportu będzie tematem odesłanego e-maila
[2] Odczyt parametrów z tematu e-maila
Makro tRegex odszukuje ciąg [HA:LSI.....] w temacie. Zwraca fragment odpowiadający
wyrażeniu regularnemu ujętemu w nawiasy (). Jest to treść między [HA:LSI a nawiasem ]
Wynik przekazywany jest do funkcji ţHttpGetParam, która przekształca zapis parametrów
z postaci GET protokołu HTTP do zapisów w t62-Tabela o nazwie 'param'.
Parametry w postaci HTTP GET spotyka się często w pasku adresowym przeglądarki inernetowej
Za adresem strony jest znak ? a po nim rozdzielone znakiem & parametry zapisane w postaci
nazwa=wartość
[3] Kontrola czy podano parametr y=..
[4] Kontrola czy podano parametr m=..
Powyższe kontrole można pominąć. Ułatwiają diagnozę problemu
Brak parametrów może być spowodowany błędem w temacie e-maila
[5] Zapamiętanie w rejestrze symbolu odbiorcy
Symbol odbiorcy zostanie przekazany w linii 8 do funkcji przygotowującej zestawienie faktur
Spowoduje to ujęcie na zestawieniu wyłącznie faktur tego odbiorcy
[6] Usunięcie z rejestru symbolu odbiorcy gdy = 100000
[7] Usunięcie z rejestru symbolu odbiorcy gdy = 005304
Usunięcie symbolu odbiorcy spowoduje ujęcie wszystkich faktur na zestawieniu
Odbiorca 100000 to odbiorca wewnętrzny
Odbiorca 005304 to biuro rachunkowe.
[8] Wstawienie zestawienia faktur do raportu
Program wywoła wydruk zestawienia faktur NA_DFA50. Treść wydruku wstawi do raportu
Dodatkowo można ustawić parametry zestawienia:
p7 - Zawiera: Wszystkie pozycje, Sumy zbiorcze (W/S) [S]
p8 - Ujmij pozycje: Wszystkie, Niezatwierdzone, Zatwierdzone.(W/N/Z) [W]
--> Opis funkcji: ţInnyWydruk{} i ţWstawWydruk{}
Funkcje TrExtLang
[9] Nazwa utworzonego pliku załącznika
2. PZ0001 Email: faktura z archiwum 2013.01.24 17:12 2013.02.17 13:55
--------------------------------------------------------------------------
o-- Alert -----------------------------------------------------------o
| Symbol PZ0001 Email: faktura z archiwum Priorytet 0 |
| Status |
| System RK Rynek - Kontakty |
| Zbiór 303 E-maile RK Ilość okresów 0 |
| |
| Sprawdzać co 0 dni 0 godzin 10 minut W godzinach 00:00 - 00:00 |
| Powtarzać T po 1 dni 0 godzin 0 minut |
o- Adresaci ---------------------------------------------------------o
|- --- Adresat ------------------------- --- Urządzenie wyjściowe ---|
|C FI Dział Finansowo-Księgowy EMAIL2 Email txt |
| |
o--------------------------------------------------------------------o
o-- Warunek -------------------------------------------------------o
| [Data] jest = TODAY i |
| [Id skrzynki] jest = "XE" i |
| [E-mail Rodzaj [W][O][P][D][ ]] jest = "O" i |
| [Id folderu] jest = "01" i |
| [Osoba System: NA ZO PL] jest = "NA" i |
| [Osoba Symbol] jest wypełniony i |
| [Temat] wyrażenie regularne (regex) |
| |
o------------------------------------------------------------------o
Warunek jest zgodny z poprzednim alertem. Różni się wyrażeniem regularnym
Poszukiwane są e-maile z tematem rozpoczynającym się od [HA:SI?...]
Wyrażenie regularne: ^[^\S]*\[HA:SI\?[^\]]+\]
o-- Alert - definicja raportu ----------------------------------------------------[X]o
| Temat Odp. automatyczna @TEMAT |
o- Nagłówek -------------------------------------------------------------------------o
|E-mail wygenerowany automatycznie. |
|Odpowiedź na e-mail z dnia @DATA temat: @TEMAT |
|Uwaga: Brak załącznika z plikiem pdf oznacza brak faktury o podanym numerze. |
| |
|ţHttpGetParam{Param;ţRegex{\[ţFirma :SI([^\]]+)\];2;@TEMAT}} |
|tParam[nr]{ţRegex{F[0-9]{5}\/[0-1][0-9]\/[0-9]{2};;ţParam[nr]}} |
|ţPorównaj{ţParam[nr];; |
| Brak parametru nr dokumentu, nr= ? [ţFirma :SI?nr=xxxxxx/mm/rr] |
|} |
|ţOdbiorca={@ODBDOST} |
|ţ# ========= Odbiorcy upoważnieni do oglądania wszystkich faktur ========= |
|ţPorównaj{@ODBDOST;100000;ţOdbiorca={}} |
|ţPorównaj{@ODBDOST;005304;ţOdbiorca={}} |
| |
|ţWstawWydruk{NA_DFA50;ZALACZFA;ţParam[nr];;;;ţOdbiorca} |
|ţNazwijPlik{raport} |
o- Pozycje --------------------------------------------------------------------------o
| |
| |
o- Stopka ---------------------------------------------------------------------------o
| |
o------------------------------------------------------------------------------------o
Definicja raportu jest podobna do poprzedniej
Uwzględnia różnicę w temacie e-maila i parametrach
3. Treść wzorca wydruku faktury: ZALACZFA
-----------------------------------------
TţZałączPlik{ţNazwaPliku{20ş2ş-ş1ş-ş- Id dokum. -ş;.pdf};trarchiwum/ţFirma /na}
4.3 Przykład
Przykład wymiany informacji, przy zastosowaniu definicji podanych wyżej
Skrzynka xetres@tres.pl
Wysłanie e-maila z poleceniem pobrania:
1. Listy faktur z miesiąca
2. Obrazu pdf konkretnej faktury
1. [HA:LSI?y=2013&m=01] 2013.01.24 NA 100000
2. [HA:SI?nr=F00027/01/13] 2013.01.24 NA 100000
1. e-mail z tematem:
---------------------------------------------------------------
[HA:LSI?y=2013&m=01] 2013.01.24 NA 100000
---------------------------------------------------------------
Odpowiedź na test@tres.pl: lista faktur okresu 2013/01
---------------------------------------------------------------
Temat: Odp. automatyczna [HA:LSI?y=2013&m=01] 2013.01.24 NA 100000 &
Treść: ------------------------------------------------------
Email wygenerowany automatycznie przez program Trawers
Załącznik: text/plain Zestawienie faktur za okres 2013-01.txt
---------------------------------------------------------------
Treść załącznika:
---------------------------------------------------------------
Zestawienie wygenerowane automatycznie.
Odpowiedź na e-mail z dnia 2013.01.24 temat: [HA:LSI?y=2013&m=01]
TRES Centrum Oprogramowania Użytkownik: TRES - Gdynia
FAKTURA SPRZEDAŻY 2013/01
numer od: do:
Dnia: 2013.01.24 Cz
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nr dokumentu Odbiorca - Data - -Termin- - Wartość netto -- -- Wartość PTU --- - Wartość brutto - -- Zatwierdzono --
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
F00001/01/13 004014 13.01.03 13.01.24 1 651.10 379.75 2 030.85 0.00
F00002/01/13 005076 13.01.03 13.01.17 749.00 172.27 921.27 0.00
F00003/01/13 218513 13.01.03 13.01.17 87.50 20.13 107.63 0.00
F00004/01/13 001121 13.01.03 13.01.10 622.64
... itd
---------------------------------------------------------------
2. e-mail z tematem:
---------------------------------------------------------------
[HA:SI?nr=F00027/01/13] 2013.01.24 NA 100000
---------------------------------------------------------------
Odpowiedź na test@tres.pl: z załączonym plikiem pdf
pobranym z katalogu archiwum
Zawiera fakturę F00027/01/13
---------------------------------------------------------------
Temat: Odp. automatyczna [HA:SI?nr=F00027/01/13] 2013.01.24 NA 100000 &
Treść: ------------------------------------------------------
E-mail wygenerowany automatycznie przez program Trawers
Załącznik: text/plain raport.txt
application/pdf 2013-01-SI-F00027-01-13.pdf
---------------------------------------------------------------
raport.txt
---------------------------------------------------------------
E-mail wygenerowany automatycznie.
Odpowiedź na e-mail z dnia 2013.01.24 temat: [HA:SI?nr=F00027/01/13]
Uwaga: Brak załącznika z plikiem pdf oznacza brak faktury o podanym numerze
---------------------------------------------------------------
2013-01-SI-F00027-01-13.pdf
---------------------------------------------------------------
tu graficzny obraz faktury w formacie pdf
---------------------------------------------------------------
Odbiorca
* Otrzymuje email z e-fakturą w PDF i info o e-archiwum
* Wysyła e-maila do e-archiwum i pobiera e-faktury
e-archiwum
* Jest zasilane dokumentami e-faktur wysyłanymi przez Trawers (pdf)
* Tylko administrator e-archiwum może usuwać dokumenty
* Odbiorcy mogą pobierać dokumenty elektroniczne
5. Bezpieczeństwo
Prawidłowa definicja alertu zapewnia, że tylko uprawnione osoby mogą pobrać
fakturę z e-archiwum
Pojedyńcze faktury
Osobą uprawnioną do pobrania faktury jest osoba wpisana do kartoteki osób do
kontaktu z działu FI. Faktura musi należeć do odbiorcy
Faktury wysyłane są do osób z działu FI odbiorcy, który przysłał pytanie
Warunek query filtruje e-maile powiązane z odbiorcą
E-mail zawsze odsyłany jest do osób z działu FI. Jeżeli osoba pytająca
nie należy do działu FI, to musi zwrócić się do odpowiedniej osoby
aby odebrać fakturę
Symbol odbiorcy przekazany jest do funkcji, która załącza fakturę lub
przygotowuje listę dostępnych faktur. Dzięki temu zwrócona zostanie jedynie
faktura należąca do odbiorcy, który wysłał pytanie. Podobnie lista faktur
będzie ograniczona do dokumentów odbiorcy
Udostępnianie wielu faktur
Wybrani odbiorcy: biura rachunkowe, urzędnicy na czas kontroli, administrator
mogą wymagać dostępu do wielu faktur
Można to wykonać na dwa sposoby:
1. Zdefiniować nowy zestaw alertów
- w warunku Query wskazać uprzywilejowanych odbiorców
- pominąć parametr odbiorca w definicji raportu w ţWstawWydruk{}
2. Dodać wyjątek w definicji raportu
- przykład w opisie: Definicje w tabeli alertów
6. Rozwiązania alternatywne
Problemem dla użytkowników systemów informatycznych jest uzgodnienie
formatów wysyłania i odbierania faktur. Czesto trzeba wykonać kosztowne
prace w celu dostosowania (mapowania) formatów
W takich sytuacjach można skorzystać z usług firm pośredniczących w wymianie
faktur miedzy użytkownikami systemów ERP stosujących różne formaty
Istota usług takich firm sprowadza się do tłumaczenia formatów z jednego
standardu na inny standard zapisu
Firmy takie, dodatkowo, oferują usługi śledzenia drogi faktury w łańcuchu
od nadawcy do odbiorcy, usługi rejestracji (wystawiania) faktur
na formularzu internetowym, oraz pośredniczenie w zapewnieniu terminowej
płatności za wystawioną fakturę (ob10, ecod)
Często także oferują usługi archiwizowania faktur, sprawdzanie zgodności
faktur z prawem kraju dstawcy i odbiorcy i tłumaczenie treści na właściwe
języki
Zamiast własnego e-archiwum można skorzystać z istniejących rozwiązań, np.
* https://eko-faktura.pl/e-faktura/
* EDInet Archive http://www.infinite.pl/?id=84
* http://www.itbcg.pl/e-portal,aw61,52
(przykład: https://arval.portaldokumentow.pl/Shared/Faq.aspx)
* http://www.kir.com.pl/main.php?p=funkcjonalnoscinvooclip
* GreenMail24 udostępniany w modelu SaaS (Software as a Service)
firmy GREENPOST Sp. z o.o. z Wrocławia
http://www.adh.com.pl/biuletyn-bil/dzialanie-platformy-greenmail24
Do GreenMail24 można przekazywać z Trawersa faktury PDF wykorzystując
urządzenie wyjściowe rodzaju: Polecenie
Urządzenia wyjściowe. [Polecenie]
7. Archiwizowanie wydruków dokumentów
Dokument w archiwum
Archiwizowanie wydruków dokumentów, raportów itp. to jest zapisywanie kopii wydruków,
np. w formacie PDF we wskazanym katalogu.
Zapis zwykle odbywa się automatycznie (Auto Archive)
Duplikat dokumentu
Achiwowanie wydruków jest istotne w przypadku, gdy przepisy wymagają aby duplikaty
dokumentów miały takie same dane jak dokumenty oryginalne. Problem powstaje
gdy w międzyczasie zmieniły się np. dane adresowe kontrahenta.
Program drukuje dane adresowe z aktualnej kartoteki. Nie pamięta poprzedniego adresu.
Dlatego duplikat dokumentu (jego obraz pierwotny) należy wydrukować z archiwum.
NOTE: Po wprowadzeniu KSeF nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów faktur.
Duplikat. Krok po kroku
Patrz szczegóły:
e-archiwum. Dokumenty. Duplikaty
9. Tematy powiązane
Archiwum danych
Przedsiębiorstwo cyfrowe
e-archiwum. Dokumenty. Duplikaty
Wysyłanie faktur e-mailem
E-mail Wbudowana poczta elektroniczna TrEmail
EDI Dokumenty sprzedaży
Nry referencyjne dokumentów RefNo
Alerty i raportowanie
Procesy automatyczne
Dokumenty sprzedaży
Drukowanie
Katalog: ftp.tres.pl
Zarządzanie dokumentami DMS
JPK Jednolity Plik Kontrolny
Słowa kluczowe
#e-Faktury #e-Dokumenty #e-Archiwum #e-TrawersERP
10. Pytania i odpowiedzi
* Jak zrezygnować z dokumentacji papierowej użytkując Trawers ERP ?
Rozwiązania programu Trawers wspierają tworzenie i obieg dokumentacji
elektronicznej.
Mechanizm wzorców wydruków w połączeniu z wbudowaną pocztą elektroniczną
i urządzeniami wyjściowymi (PDF, TXT, HTML, Email, Email PDF, Ekran)
dają możliwość wyświetlania, zapisywania i wysyłania dokumentów elektronicznych.
Więcej informacji:
E-faktury, e-archiwum
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści