www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Inwentaryzacja zapasów magazynowych 1. Opis ogólny 1.1 Istota inwentaryzacji i podstawowe pojęcia 1.2 Inwentaryzacja w programie Trawers 1.3 Parametry inwentaryzacji 2. Kolejne kroki: 2.0 Przygotowanie do inwentaryzacji 2.1 Oznaczanie pozycji do spisu 2.2 Wydruk arkuszy spisowych 2.3 Rejestracja danych spisanych (ze spisu z natury) 2.3.1 Opis ogólny 2.3.2 Rejestracja ręczna 2.3.3 Rejestracja czytnikiem kodu kreskowego (on-line) 2.3.4 Pobieranie z pliku CSV 2.4 Wydruk stanów spisanych 2.5 Aktualizacja stanów wg spisu 2.6 Raport z aktualizacji 2.7 Wydruk różnic pozycji zaktualizowanych Zestawienia w systemie MI Zestawienia w systemie MG 2.8 Zwolnienie pozycji zaktualizowanych 2.9 Zamknięcie inwentaryzacji 2.10 Poprzednia (ostatnia) inwentaryzacja 2.11 Propozycja następnej inwentaryzacji 2.12 Różnice inwent. Odchylenia od norm ubytków 3. Wskaźniki inwentaryzacji 4. Szczególne przypadki 4.1 Przenoszenie zapasów z indeksów A do B 4.2 Zastosowanie Query do oznaczania 4.3 Zbyt małe wartości (= 0.00) różnic inwentaryzacyjnych 4.4 Inwentaryzacja LOT/SER 5. Scenariusze inwentaryzacji 5.1 Asortyment na oznakowanych regałach 5.2 Asortyment oznaczony kodami kreskowymi 6. Przyczyny różnic: kartoteki a stany rzeczywiste 7. Tematy powiązane 1. Opis ogólny 1.1 Istota inwentaryzacji i podstawowe pojęcia Inwentaryzacja (remanent) polega na porównaniu zapisów w ewidencji zapasów w kartotekach komputerowych ze stanem rzeczywistym. NOTE: W programie Trawers ERP są trzy modele (scenariusze) inwentaryzacji: 1. MI > Inwentaryzacja > Zapasy > Spis wg arkuszy (opisy poniżej) 2. MI > Inwentaryzacja > Zapasy > Spis on-line Inwentaryzacja on-line 3. MI > Inwentaryzacja > Zapasy i miejsca składowania (BinLoc) WMS Miejsca składowania Inwentaryzacja Inwentaryzację zwykle wykonuje się okresowo, co najmniej raz w roku. Jednakże porównywanie zapisów w ewidencji komputerowej ze stanem rzeczywistym powinno odbywać się ciągle. Każde stwierdzenie niezgodności zauważone podczas codziennej pracy powinno być identyfikowane, wyjaśniane i poprawiane. W przypadku stwierdzenia różnic, koryguje się dane w ewidencji komputerowej i rozlicza różnice: nadwyżki lub niedobory. Przepisy wymagają, aby wielkości liczbowe wykazane w księgach, przed zaprezentowaniem ich w sprawozdaniach finansowych, były zweryfikowane przez inwentaryzację. Inwentaryzacja może także służyć do rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie. Inwentaryzację przeprowadza się w taki sposób, aby jej wyniki dały się porównać ze stanem w ewidencji. Dlatego, w okresie od rozpoczęcia inwentaryzacji (oznaczenia pozycji do spisu) do jej zakończenia (zwolnienia pozycji objętych spisem) następuje zablokowanie operacji magazynowych dla pozycji objętych spisem. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji, powstają dokumenty korekt. [K1] Korekta nadwyżki (+) zwiększa stany magazynowe [K2] Korekta niedoboru (-) zmniejsza stany magazynowe Dokumenty magazynowe Funkcje w systemie MI zapisują dokumenty korekt w zbiorach systemu MG. Przeglądać i drukować dokumenty można w systemie MG. MG > Dokumenty > Korekty nadwyżki [MG_DKN40] MG > Dokumenty> Korekty niedoboru [MG_DKD40] W jednym procesie inwentaryzacji może powstać wiele dokumentów korekt, gdy kilka razy wykonuje się funkcję: Aktualizacja stanów wg spisu [MI_DIN50] dla indeksów oznaczonych. Program tworzy dokumenty korekt dla pozycji: [3-SpisZ]. Aby inwentaryzacja dała rzetelne wyniki, to także gospodarka zapasami powinna być prowadzona rzetelnie. Podstawowym wymogiem jest rejestrowanie dokumentów zmian zapasów, gdy takie zmiany następują w magazynach. Zalecane jest, aby ruch w magazynie następował na podstawie wydrukowanego dokumentu, tzn. dopiero po zapisaniu ruchu w komputerze. Nie należy rejestrować dopiero po fakcie wydania lub przyjęcia, np. następnego dnia. Podstawowe pojęcia Dokumenty korekt stanu zapasów. W wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji, powstają dokumenty korekt. [K1] Korekta nadwyżki (+) zwiększa stany magazynowe [K2] Korekta niedoboru (-) zmniejsza stany magazynowe Dokumenty spisu Dokumenty zawierają dane spisane przez poszczególnych operatorów. Na oddzielnych dokumentach można spisywać stany w różnych magazynach, oddziałach i innych polach spisowych Inwentaryzacja on-line Ilość spisana Rzeczywista ilość towaru w magazynie stwierdzona podczas inwentaryzacji. Ilość w ewidencji Ilość towaru w kartotece KSOM/LOT/SER wynikająca z zarejestrowanych w systemie operacji. Karty spisu Karty dokumentują kolejne spisy. Kolejne karty tworzą kronikę spisów. Karta wyznacza czas spisu oraz wskazuje jego stan: [ ] Otwarta [v] Zamknięta. Inwentaryzacja on-line Pozycja oznaczona [1-Ozna ] Pozycja w kartotece KSOM/LOT/SER oznaczona do inwentaryzacji. Oznaczenie pozycji do inwentaryzacji blokuje operacje magazynowe. Pozycja częściowo spisana [2-SpisC] Pozycja w kartotece KSOM, dla której ustalono i wprowadzono ilość spisaną ale nie dla wszystkich LOT/SER. Aby uzyskać stan: [3-SpisZ] (Spis zakończony) należy wprowadzić stany spisane dla wszystkich kart LOT/SER tego indeksu KSOM. Pozycja spisana [3-SpisZ] Pozycja w kartotece KSOM/LOT/SER, dla której ustalono i wprowadzono ilość spisaną. (Dla wszystkich LOT/SER, gdy pozycja KIM ma kontrolę LOT/SER) Pozycja częściowo zaktualizowana [4-AktuC] Pozycja w kartotece KSOM, dla której zatwierdzono inwentaryzację, tzn. skorygowano ilość w ewidencji ilością spisaną, ale nie dla wszystkich LOT/SER. Należy spisać i zaktualizować wszystkie karty LOT/SER tego indeksu KSOM. Pozycja zaktualizowana [5-AktuZ] Pozycja w kartotece KSOM/LOT/SER, dla której zatwierdzono inwentaryzację, tzn. skorygowano ilość w ewidencji ilością spisaną. (Dla wszystkich LOT/SER, gdy indeks KIM ma numerację LOT/SER) Pozycja zwolniona [ ] (kod 0) Pozycja, dla której zakończono inwentaryzację. Zwolnienie pozycji pozwala na operacje magazynowe, np. zatwierdzanie dokumentów sprzedaży i zakupu. Różnice inwentaryzacyjne Różnice między stanami rzeczywistymi a zapisami w ewidencji komputerowej Mogą być: Nadwyżka: Stan rzeczywisty jest większy niż zapisy w komputerze Niedobór: Stan rzeczywisty jest mniejszy niż zapisy w komputerze Usprawiedliwony, np. --> ubytki naturalne, spowodowane zdarzeniami losowymi Nie usprawiedliwione, np. wskutek zaniedbań, nadużyć, niewłaściwego składowania Różnica pozycji spisanych Różnica pomiędzy ilością w ewidencji a ilością spisaną. Różnica pozycji zaktualizowanych Różnica pomiędzy ilością w ewidencji przed inwentaryzacją a ilością spisaną i zaktualizowaną. Spis inwentaryzacyjny Zestawienie zawierające informacje o ilości asortymentu rzeczywiście znajdującego się w magazynie. Ubytki naturalne (en: Shrinkage) Niedobory, które powstały z przyczyn naturalnych, np. wynikające z cech zapasów lub procesów fizykochemicznych, np. wysychanie (osuszka), parowanie, wykruszanie, stłuczka, ulatnianie, ubytek wagi żywca. Normy ubytków: ubytki naturalne powinny mieścić się w granicach norm określonych w przepisach, np. normy ubytków wyrobów akcyzowych lub norm ustalonych przez kierownictwo przedsiębiorstwa. W programie Trawers normy ubytków podaje się w kartach asortymentu KIM. W programie Trawers ERP można utworzyć zestawienie: Różnice inwent. Odchylenia od norm ubytków. Zawiera informacje o tych różnicach wykazanych podczas inwentaryzacji, które przekraczają normy podane w KIM. Arkusze inwentaryzacyjne Ilości (stany) można wpisywać na arkuszach inwentaryzacyjnych (ASN) (ręcznie). Wpisywać skanerami kodu kreskowego (on-line) Można też rejestrować bezpośrednio do bazy danych programu (on-line). Inwentaryzacja on-line DC Data Collection Inwentaryzacja wyrywkowa Polega na ustalaniu stanu zapasów niektórych indeksów. Taki spis najlepiej wykonać on-line: - oznaczyć asortyment planowany do spisu, np. wybraną grupę - utworzyć kartę spisu - spisywać stany: skanować etykiety, wpisywać ilości - zakończyć - utworzyć dokumenty różnic inwentaryzacyjnych Inwentaryzacja on-line 1.2 Inwentaryzacja w programie Trawers W programie Trawers inwentaryzacja wykonywana jest w module MI Inwentaryzacja. Celem inwentaryzacji jest porównanie ilości asortymentu znajdującego się w magazynie (en: On Hand) z ilościami zapisanymi w kartotekach programu. W przypadku wykrycia różnic dokonuje się korekty zapisów w kartotekach programu. Funkcje w module MI mogą być zastosowane do inwentaryzacji zapasów obcych (depozytów) ewidencjonowanych w kartotekach. W przypadku depozytów może być tylko ewidencja ilościowa. Nie ma wyceny wartości. Funkcje procesu inwentaryzacji w module MI nie są przeznaczone do inwentaryzacji zapasów znajdujących się na produkcji w toku. Wartość produkcji w toku prezentują zestawienia w systemie JC. Podstawowe moduły produkcyjne Kolejne czynności podczas inwentaryzacji (szczegóły są w dalszej częsci opisu) * Oznaczanie pozycji do spisu * Wydruk arkuszy spisowych * Spisanie stanu zapasów Ręcznie On-line Kolektorem * Rejestracja danych spisanych (ze spisu z natury) Rejestracja ręczna wg arkuszy spisowych Rejestracja czytnikiem kodu kreskowego Pobieranie z pliku CSV * Wydruk stanów spisanych (raport kontrolny) * Aktualizacja stanów w ewidencji komputerowej wg spisu z natury * Raport z aktualizacji Informacje z przebiegu aktualizacji Wydruk różnic pozycji zaktualizowanych * Zwolnienie pozycji zaktualizowanych * Zamknięcie inwentaryzacji * Informacja o poprzedniej (ostatniej) inwentaryzacji * Propozycja następnej inwentaryzacji 1.3 Parametry inwentaryzacji Parametry systemu MI: Jak ustalić cenę przychodu ? Podczas rejestrowania stanów spisanych może wystąpić nadwyżka. Nadwyżka rejestrowana jest jako przychód, który trzeba wycenić. Aby uniknąć pomyłek operatorskich, to można wskazać, że jako cena przychodu dokumentu korekty, przyjęta będzie cena ostatniego przychodu z karty magazynowej KIM lub z karty magazynowej KSOM. Gdy cena ostatniego przychodu jest = 0, to cenę trzeba podać ręcznie. [T] Cenę przychodu pobrać z karty KIM [S] Cenę przychodu pobrać z karty KSOM (domyślnie) [N] Cenę przychodu trzeba podać ręcznie Podpowiadać ilość z karty KSOM ? [T] Przy wprowadzaniu stanów spisanych, podpowiadać ilość zapisaną w kartotece stanów magazynowych KSOM. To pozwala na szybszą rejestrację, ale tworzy ryzyko wprowadzenia danych niezgodnych z rzeczywistością (en: Expected Counting) [N] Podpowiadać ilość = 0.000 (domyślnie) (en: Blind Counting) Wpisywać miejsce w mag do karty KSOM/LOT/SER Opis miejsc składowania wg metod: BinLoc i BinKSOM: WMS Miejsca składowania Opis [T] Przy wprowadzaniu stanów spisanych, program pozwoli wpisać (zmienić) miejsce (lokalizacje) w magazynie w kartach KSOM i LOT/SER (wg BinKSOM) 1. Spis wg arkuszy: - pobiera miejsce w dodatkowym oknie - wpisuje do karty KSOM/LOT/SER 2. Spis on-linie: - pobiera miejsce w oknie spisu, w dodatkowym polu okna - wpisuje do dokumentu spisu. Do karty KSOM/LOT/SER wpisuje w funkcji: Sumowanie stanów spisanych. Do karty wpisuje miejsce podane w pierwszej pozycji dokumentu danego indeksu KIM. [N] Program nie zapyta o miejsce Parametry systemu MI 2. Kolejne kroki 2.0 Przygotowanie do inwentaryzacji Uporządkować magazyn * Sprawdzić czy asortyment jest w odpowiednich lokalizacjach. Starać się aby ten sam był w tym samych miejscach. * Wyizolować i oznaczyć asortyment mało rotujący i wadliwy. Wadliwy ew. oddać dostawcy. * Wyprzedać nadwyżki * Oznaczyć (oddzielić) asortyment przeznaczony do wysyłki, który już został zdjęty z ewidencji komputerowej. * Oznaczyć (oddzielić) asortyment otrzymany od dostawców, który nie wszedł jeszcze do ewidencji komputerowej. * Oddzielić i oznaczyć materiały wydane dokumentami na produkcję (Produkcja w toku). Najlepiej, gdy wydzieli się magazyn przy-produkcyjny (w programie i fizycznie w oddzielnej lokalizacji). Do tego magazynu przesuwać materiały po otwarciu zlecenia. Jest funkcja generująca dokumenty MM wg specyfikacji materiałowej zlecenia. Uporządkować kartoteki komputerowe Zatwierdzić dokumenty * Sprawdzić faktury sprzedaży. Może są niezatwierdzone a towar wydano. Niezatwierdzone, zatwierdzić. * Sprawdzić faktury zakupu i dokumenty dostaw. Może są niezatwierdzone, a towar jest już na półkach w magazynie. Niezatwierdzone, zatwierdzić. * Sprawdzić dokumenty w module produkcji. Niezatwierdzone, zatwierdzić. NOTE: W funkcji: Oznaczanie, program sprawdzi czy są dokumenty niezatwierdzone. Gdy takie są, to poinformuje. Operator może zaniechać oznaczania do inwentaryzacji. P. Czy wszystkie dokumenty muszą być zatwierdzone ? O. Nie muszą, gdy planuje się inwentaryzację części asortymentu. Dokumenty niezatwierdzone mogą dotyczyć innych magazynów, innych grup. Użytkownik powinien sam podjąć decyzję czy niezatwierdzone dokumenty mogą wpłynąć negatywnie na wyniki inwentaryzacji. Zamknąć przeterminowane zamówienia * Zamknąć zamówienia sprzedaży i zakupu, którym minął termin realizacji. 2.1 Oznaczanie pozycji do spisu Najpierw trzeba ustalić, które pozycje będą inwentaryzowane. Można oznaczyć wybrane pozycje lub całe grupy asortymentu. Stan magazynowy pozycji oznaczonej do spisu nie może ulec zmianie aż do zwolnienia. Pozycje oznaczone blokowane są dla operacji magazynowych, aż do zakończenia inwentaryzacji i zwolnienia pozycji. Pozycje do oznaczenia można wybierać wg szeregu warunków, np. wskazane grupy, wg warunku query nałożonego na kartotekę KSOM itp. Można zobaczyć liczbę oznaczonych indeksów. o-- Liczba oznaczonych --------------------------------------o | -------------------- Wskaźnik -------------------- -Liczba | | [ ] Karta nie jest w inwentaryzacji 268 | | [1-Ozna ] Karta jest oznaczona do spisu 102 | | [2-SpisC] Częściowo zarejestrowano ilości ze spisu 0 | | [3-SpisZ] Zakończono rejestrowanie ilości ze spisu 0 | | [4-AktuC] Częściowo zaktualizowano stany wg spisu 0 | | [5-AktuZ] Zakończono aktualizację stanów wg spisu 0 | | Razem 370 | o------------------------------------------------------------o 2.2 Wydruk arkuszy spisowych MI > Inwentaryzacja BinKSOM > Spis wg arkuszy > Wydruk arkuszy spisowych [MI_ZIN20] Arkusz spisowy służy do nanoszenia stanów rzeczywistych. Na wydruku arkusza ujęte zostaną pozycje oznaczone do inwentaryzacji. Wydruk można utworzyć z układu tabelarycznego, np. w Excelu lub wydrukować arkusz w proponowanym układzie. Pozycje na arkuszu można uporządkować: (rosnąco i malejąco) * Wg indeksu * Wg nazwy indeksu * Wg miejsca w magazynie Gdy miejsce zapisane jest w kartach KSOM/LOT/SER, metoda: BinKSOM. ------------------------------------------------------------------------ ASN magazynu: 10, Grupy: 01 - 95 Karty: 0000000000000001 - 9999999999999999 Firma : Meble Tapicerowane Adres : Gdynia ul. Kwiatowa 13/7 Rodzaj inwentaryzacji:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sposób prowadzenia: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Skład komisji inwentaryzacyjnej (imię, nazwisko, stanowisko) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Spis rozpoczęto dnia: . . . . . . o godz.: . . . Spis zakończono dnia: . . . . . . o godz.: . . . na pozycji nr: . . . Indeks i nazwa asortymentu -- Miejsce - ---- Ilość --- -Jm- -- Uwagi --- ------------------------------------------------------------------------ BARWNIK-INDYGO Barwnik do tkanin ______________ szt ____________ BEJCA-D Bejca typ GLAZE - dąb ______________ szt ____________ DESKI-D Surowiec tarta. - dąb ______________ szt ____________ ....... itd. ______________ szt ____________ ------------------------------------------------------------------------ Osoba materialnie odpowiedzialna:. . . . . . . . . . . . . Komisja w składzie:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Wycenił :. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Sprawdził :. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ------------------------------------------------------------------------ 2.3 Rejestracja danych spisanych (ze spisu z natury) 2.3.1 Opis ogólny Po wykonaniu spisu, tj. po wypełnieniu arkuszy spisowych lub zebraniu danych w kolektorze, informacje rejestrowane są do programu ręcznie lub wczytywane są z pliku CSV pobranego z kolektora. Stany można rejestrować także od razu do programu, bezpośrednio w magazynie. Terminal można postawić na wózku i skanować czytnikiem kodu kreskowego wg kodu EAN13 (w karcie KIM) lub wg kodu KID. NOTE: Alternatywna metoda spisywania na bieżąco opisana jest jako inwentaryzacja on-line. Inwentaryzacja on-line Program obliczy różnice inwentaryzacyjne, tzn. --------------------------------------------------------------- * Nadwyżka: gdy ilość spisana jest większa niż ilość w kartotece * Niedobór: gdy ilość spisana jest mniejsza niż ilość w kartotece --------------------------------------------------------------- W przypadku nadwyżki należy podać cenę, żeby system mógł wyliczyć wartość przychodu oraz ew. termin ważności, gdy dla asortymentu prowadzi się rejestrację dat (terminów) ważności. 2.3.2 Rejestracja ręczna Polega na wpisywaniu do programu danych zapisanych na arkuszach inwentaryzacyjnych. Program wyświetla indeksy wyznaczone do spisu. Pobiera ilość spisaną oraz, gdy nadwyżka, cenę przychodu i datę ważności. Wpisane dane można poprawiać i uzupełniać, np. z kolejnego arkusza. Indeksy można wybierać wg symbolu (indeksu), nazwy, BarKodu i wg KID Program może automatycznie podpowiadać kolejne indeksy. Parametry operatora Parametr 0515 ------------- [1] Operator wybiera asortyment tylko wg indeksu (wg nazwy może wyszukiwać w dodatkowym oknie: F3-szukaj) Operator nie może przeglądać kart KIM i nie widzi ilości w magazynach zapisanych w kartotekach. Nie sugeruje się ilościami w kartotekach, gdy wpisuje ilości ze spisu. [ ] Operator wybiera asortyment wg indeksu i wg nazwy Operator może przeglądać karty KIM oraz ilości w magazynach zapisane w kartotekach. Parametr 0517 ------------- [1] Rejestrowanie danych spisanych. Wybieranie indeksu wg [W] Wszystkie. Na ekranie pozostaje poprzedni indeks. [ ] Na ekranie indeksu jest puste (niewypełnione). Param operat 05xx 06xx 07xx 2.3.3 Rejestracja czytnikiem kodu kreskowego Stany można rejestrować od razu do programu, bezpośrednio w magazynie. Można skanować czytnikiem kodu kreskowego wg kodu EAN13 (w karcie KIM) lub wg kodu KID Na ekranie należy wskazać, że pozycje będą wybierane: -------------------- [W] Wybierać z listy -------------------- Czytnikiem wczytać kod kreskowy bezpośrednio z opakowania asortymentu i podać ilość. 2.3.4 Pobieranie z pliku CSV Polega na pobieraniu danych zapisanych w plikach CSV. Danych spisanych zebranych w arkuszach elektronicznych, np. w Excelu lub zebranych przy pomocy kolektora, tj. terminala przenośnego, zwykle wyposażonego w czytnik kodu kreskowego, np. Cipherlab. Dane pobierane są z pliku CSV. Wszystkie terminale mogą zapisać dane w formacie CSV. CSV Tabela def CSV. Przykłady Kolejne kroki 1. Oznaczenie pozycji do spisu. Spowoduje zablokowanie indeksów do operacji magazynowych. 2. Do wyboru: a) załadowanie terminala listą indeksów oznaczonych do spisania wraz z ich kodami kreskowymi i ew. nazwami, aby operator miał możliwość sprawdzenia poprawności odczytu na ekranie terminala. Taki plik CSV można utworzyć w PM > RaportyXML. b) pozostawienie pustej bazy danych na terminalu, w tym przypadku do terminala ładowane są kolejne odczytane indeksy (kody kreskowe) 3. Wykonanie spisu terminalem, tj. indeksów (kodów kreskowych) i ilości 4. Zapisanie danych spisanych w pliku CSV w katalogu wymiany, tj. trinout Przykładowa zawartość pliku MI000TR.CSV z terminala: o-------------- indeks (kod) pozycji magazynowej | o------- Ilość spisana podczas inwentaryzacji v v -------------- 02009112211,12 02010001111,3 02014666666,5 -------------- 5. Utworzenie definicji struktury pliku CSV, np. (identyfikatorem asortymentu jest BarCode) Plik: MI0000TR.CSV W katalogu: \trinout Bar Kod 1 13 0 Ilość 2 12 3 6. Sprawdzenie poprawności pliku CSV: Weryfikacja zapisów w CSV [MI_PIN22] 7. Wczytanie pliku MI000TR.CSV ze stanami spisanymi [MI_PIN23]. 2.4 Wydruk stanów spisanych MI > Inwentaryzacja > Spis wg arkuszy > Wydruk stanów spisanych [MI_DIN40] Zestawienie pokazuje ilości w kartotekach, ilości spisane i różnice. Zestawienie ma charakter informacyjny. Stany spisane mogą być jeszcze poprawione na tym etapie przetwarzania, tzn. przed wykonaniem aktualizacji stanów wg spisu. Zestawienie pokazuje tylko ilości. Wycena wartościowa dokonana zostanie podczas aktualizacji. Patrz: Wydruk różnic pozycji zaktualizowanych (fragment zestawienia) o-----------------------------------------------------o |----------------- ----------- Ilość -----------------| |------------ -Jm- W ewidencji- Spisana - - Różnica | |-----------------------------------------------------| | ......... szt 1.000 1-Ozna | | ......... szt 23.000 2.000 -21.000 | | ......... szt 51.000 1.000 -50.000 | | ......... szt 28.000 2.000 -26.000 | | ......... szt 23.000 1-Ozna | | ......... szt 17.000 1-Ozna | | ......... szt 17.000 23.000 6.000 | | ......... szt 43.000 66.000 23.000 | | ......... szt 0.000 1-Ozna | | ......... szt 11.000 11.000 0.000 | | ......... szt 6.000 12.000 6.000 | o-----------------------------------------------------o Wycena wartościowa będzie poprawna dopiero po aktualizacji. Przykład: Indeksy LOT/SER. W kilku partiach danego indeksu jest nadwyżka a w innych niedobór. Mogą też powstać nowe partie. W takich przypadkach nie można stwierdzić z wyprzedzeniem, jak partie LOT/SER zostaną wycenione po aktualizacji. 2.5 Aktualizacja stanów wg spisu MI > Inwentaryzacja > Aktualizacja stanów wg spisu [MI_DIN50] Podczas aktualizacji program przegląda indeksy oznaczone do spisu i wybiera te, u których zakończono rejestrowanie ilości. Stan: [3-SpisZ]. Dla tych indeksów wykonuje operacje: * Tworzone są dokumenty korekt (nadwyżek lub niedoborów) w systemie MG. Dokumenty magazynowe NOTE: Podczas aktualizacji powstają 2 dokumenty o tym samym numerze ale różnych rodzajów: jeden dla nadwyżek [K1], drugi dla niedoborów [K2]. * Zmieniane są stany magazynowe w kartotekach KSOM/LOT/SER w systemie MG. * Tworzone są polecenia księgowania wg schematów dekretacji. Księga główna i księgi pomocnicze * Zapisywana jest: Data ostatniej inwentaryzacji w kartotekach KSOM/LOT/SER. W kartach KSOM/LOT/SER widac: [OP] [rrrr.mm.dd] Operator i data * Powstaje raport z przetwarzania, w którym m.in. pokazane zostaną ceny partii L/F usunięte w wyniku operacji rozchodu (niedoboru). NOTE: Proces aktualizacji można wykonać wielokrotnie dla kart oznaczonych do spisu i spisanych. W kolejnych procesach aktualizacji powstają kolejne dokumenty magazynowe korekt. 2.6 Raport z aktualizacji Informacje z przebiegu aktualizacji ----------------------------------------------------------- W00045 AK Pozycja jest: 1 - Oznaczona W00046 AK Pozycja jest: 1 - Oznaczona W00047 AK Ilość spisana jest = ilości w ewidencji 1.000 = 1.000 --> Zaktualizowano W00050 AK Usunięto poz FIFO: --Data-- - Ilość - ---- Cena - ------ Wartość - 12.10.17 2.000 7.98 15.96 --> Zaktualizowano W00053 AK Ilość spisana jest = ilości w ewidencji 1.000 = 1.000 --> Zaktualizowano ----------------------------------------------------------- 2.7 Wydruk różnic pozycji zaktualizowanych Zestawienia w systemie MI MI > Inwentaryzacja > Różnice pozycji zaktualizowanych [MI_DIN60] Zestawienie różnic ilościowych i wartościowych przed i po inwentaryzacji. Jest to zestawienie podsumowujące proces aktualizacji kartoteki magazynowej stanami spisanymi. Na zestawieniu ujęte są informacje o różnicach między ilościami spisanymi a ilościami zapisanymi w kartotece przed aktualizacją oraz o wartości różnicy. Zestawienia w systemie MG Zestawienie różnic ilościowych i wartościowych przed i po inwentaryżacji można otrzymać w systemie MG. MG > Zapasy > Obroty magazynowe > Obroty w okresie od do [MG_ZOB40]. Jest to zestawienia dokumentów wpływających na stany zapasów, tu: dokumentów korekt (nadwyżek i niedoborów) wynikających z inwentrayzacji. Gdy we wskazanym dniu zapisano tylko dokumenty korekt, to na zestawieniu dokumentów z tego dnia uzyska się ilości i wartości zapasów magazynowych na początek dnia, na koniec dnia oraz zestawinie dokumentów korekt. ------------------------------------------[MG_ZOB40]-- Stan na początek dnia: 20xx.02.01 0.00 IN0001 1 MI xx.01.05 5.000 61.00 IN0002 1 MI xx.02.09 1.000 22.30 IN0003 1 MI xx.02.09 3.000 36.90 IN0004 1 MI xx.02.06 -4.000 -49.20 Stan na koniec dnia: 20xx.11.30 71.00 ------------------------------------------------------ Pozycje na zestawieniu można uporządkować: * Wg indeksu * Wg nazwy indeksu * Wg miejsca w magazynie Gdy miejsce zapisane jest w kartach KSOM/LOT/SER, metoda: BinKSOM Takie zestawienie można uzyskać także tabelaryczni i wysłać plik CSV do dalszego przetwarzania, np. do Excel. MG > Zapasy > Obroty magazynowe > Obroty w okresie od do [MG_ZOB45] 2.8 Zwolnienie pozycji zaktualizowanych MI > Inwentaryzacja > Zwolnienie pozycji zaktualizowanych [MI_DIN70] Po zwolnieniu pozycji można znowu wykonywać operacje magazynowe na pozycjach, które zostały zablokowane podczas oznaczania do spisu. 2.9 Zamknięcie inwentaryzacji MI > Inwentaryzacja > Zamknięcie inwentaryzacji [MI_DIN71] Funkcja zamknięcia inwentaryzacji ma charakter organizacyjny, kontrolny. Sprawdza, czy wszystkie kolejne czynności (kroki) procesu inwentaryzacji wykonano poprawnie. Program przegląda wszystkie indeksy we wskazanym magazynie. Pokazuje indeksy, które jeszcze wymagają przeglądnięcia i dodatkowych czynności. Na zestawieniu: Pozycje do zakończenia, program sygnalizuje: * Pozycje nie zwolnione, bo zmieniono warunki (query) przeglądania * Pozycje, w których pozostały ilości spisane: [!] (literki [L] [S] wskazuja karty LOT/SER) Trzeba dokończyć proces, tj. wykonać pozostałe kroki w procesie inwentaryzacji. Jezeli pozycja została zwolniona a pozostała ilość spisana, to należy ją ponownie oznaczyć i jeszcze raz wykonać wszystkie kroki. 2.10 Poprzednia (ostatnia) inwentaryzacja MI > Inwentaryzacja > Poprzednia inwentaryzacja [MI_ZIN80] Program utworzy listę pozycji, które były inwentaryzowane przed podanym dniem. Pozwoli to zaplanować kolejny spis. NOTE: Program zapamiętuje datę aktualizacji w karcie indeksu w kartotece KSOM oraz w karcie magazynu: Ostatnia inwentaryzacja magazynu [rrrr.mm.dd] Pozycje na zestawieniu można uporządkować: * Wg indeksu * Wg nazwy indeksu * Wg miejsca w magazynie Gdy miejsce zapisane jest w kartach KSOM/LOT/SER, metoda: BinKSOM 2.11 Propozycja następnej inwentaryzacji MI > Inwentaryzacja > Propozycja następnej inwentaryzacji [MI_ZIN90] Program zaproponuje datę następnego spisu. Datę ostatniego spisu zwiększy o liczbę miesięcy podaną w karcie KIM: Co ile miesięcy inwentaryzacja ? [ ] Pozycje na zestawieniu można uporządkować: * Wg indeksu * Wg nazwy indeksu * Wg miejsca w magazynie Gdy miejsce zapisane jest w kartach KSOM/LOT/SER, metoda: BinKSOM 2.12 Różnice inwent. Odchylenia od norm ubytków MI > Inwentaryzacja > Różnice inwent. Odchylenia od norm ubytków [MI_DIN61] Zawiera informacje o różnicach inwentaryzacyjnych, które przekraczają normy ubytków. Normy ubytków poszczególnych asortymentów, np. zboża, mięsa podane są w kartach indeksów KIM. Pole: Norma ubytku (en: Inventory Shrinkage Rate). NOTE: Ubytki, w szczególności ubytki naturalne powinny mieścić się w granicach norm określonych w przepisach, np. normy ubytków wyrobów akcyzowych lub norm ustalonych przez kierownictwo przedsiębiorstwa. Do utworzenia zestawienia można wybrać indeksy, którym zaktualizowano stany w kartotece wg ilości spisanych i zakończono inwentaryzację. Wskaźnik: [A] [5-AktuZ] Zaktualizowano stany wg ilości spisanej (zakończono aktualizację) 3. Wskaźniki inwentaryzacji W kolejnych krokach inwentaryzacji, w kartach magazynowych KSOM zapisywane są następujące wskaźniki: ------------------------------------------------------------------------------------------- N [0 ] Karta nie jest w inwentaryzacji (nie jest zablokowana) O [1-Ozna ] Karta jest oznaczona do spisu (zablokowana dla transakcji) C [2-SpisC] Ilość ze spisu została zarejestrowana (częściowo, tj nie wszystkie LOT/SER) S [3-SpisZ] Ilość ze spisu została zarejestrowana (zakończono rejestrację) K [4-AktuC] Zaktualizowano stany wg ilości spisanej (częściowo, tj. nie wszystkie LOT/SER) A [5-AktuZ] Zaktualizowano stany wg ilości spisanej (zakończono aktualizację) ------------------------------------------------------------------------------------------- ^ ^ | | | o--- Oznaczenia w kartach KSOM | o--- Oznaczenia w warunkach (filtrach) wyboru indeksów Pozycje [5-AktuZ] można zwolnić z inwentaryzacji (odblokować dla operacji magazynowych). Program zamienia wskaźnik z [5] na [0] oraz usuwa zapisy zgromadzone podczas inwentaryzacji, np. ilości spisane, ceny przychodu i daty cen L/F. 4. Szczególne przypadki 4.1 Przenoszenie zapasów z indeksów A do B (lepiej przenieść zapasy A --> B niż zmieniać indeksy z A --> B gdyż po zmianie jest problem z wystawianiem faktur korygujących) Przykład zastosowania funkcji inwentaryzacji do przenoszenia stanu zapasów z indeksów A do indeksów B. Potrzeba: W przedsiębiorstwie planuje się masową zmianę indeksów. Grupę indeksów A należy zamienić na indeksy B. Metoda: Dopisać indeksy B i przenieść stany zapasów (ilości) z A do B. Po przeniesieniu, stany ilościowe indeksów A powinny być zerowe. Realizacja: 1. Do kartoteki dopisac indeksy B 2. Oznaczyć do inwentaryzacji indeksy A 3. Wpisać, że mają stany = 0.000 (w MG4 jest: Zapis ilości 0.000) 4. Aktualizować, utworzyć dokument niedoboru Stany zapasu indeksów A będą = 0.000 5. Wydrukować dokument niedoboru tak, aby łatwo przerobić na CSV 6. W pliku CSV zamienić indeksy z A na B 7. Oznaczyć do inwentaryzacji indeksy B 8. Wczytać z CSV jako stany spisane 9. Aktualizować, utworzyć dokument nadwyżki Stany zapasu indeksów B będą takie jak poprzednio były indeksów A 10. Sprawdzić, weryfikować, zwolnić z inwentaryzacji 4.2 Zastosowanie Query do oznaczania Sytuacja: Firma składuje asortyment w wyznaczonych miejscach w magazynie. Oznaczenie miejsca zapisywane jest w kartach KSOM (BinKSOM). Nie stosuje KMS (BinLoc). Dla potrzeb spisu chce oznaczyć indeksy znajdujące się na miejscach oznaczonych C10...., np. C10-321 i C20...., np. C20-441 Rozwiązanie: W funkcji oznaczania, zbudować Query, tu: miejsce zaczyna się: C10 lub miejsce zaczyna się: C20 Query. Zapytania wg warunków Oznaczyć, wydrukować pozycje oznaczone (wg indeksów), spisać, rejestrować stany spisane, aktualizować. 4.3 Zbyt małe wartości (= 0.00) różnic inwentaryzacyjnych Sytuacja wyjątkowa, gdy wartość różnic inwentaryzacyjnych jest równa 0.00 Gdy wystąpi taka sytuacja, to nie można utworzyć dokumentu korekty w funkcji: Aktualizacja stanów magazynowych. Nie można utworzyć dokumentu transakcji magazynowej o wartości 0.00 Próba tworzenia dokumentu o wartości 0.00 powstaje wtedy, gdy różnica ilości i cena są zbyt małe. Np. 0.001 * 3.40 = 0.00 (po zaokrągleniu do 2-ch miejsc po przecinku) W rezultacie, pozycja magazynowa (indeks) ma status [3] Spisano i nie można jej zwolnić z inwentaryzacji Rada Doprowadzić ilości spisane (korekta) do takiego stanu jaki jest w magazynie. Tak, aby nie było potrzeby tworzenia dokumentu korekty inwentaryzacyjnej. Taką pozycję można zwolnić z inwentaryzacji. Pierwotnie spisano, ale nie można Ilość już spisana .... 400.003 m2 <-- utworzyć dokumentu korekty Następna ilość spisana -0.001 m2 ----------------------- Razem spisano 400.002 m2 <-- Stan w magazynie Cena przychodu ... 3.40 Taką pozycje można: * Zaktualizować - nie powstanie dokument, ale pozycja zmieni status * Zwolnić z inwentaryzacji * Zakończyć inwentaryzację 4.4 Inwentaryzacja LOT/SER Dotyczy indeksów KIM z kontrolą partii LOT lub serii SER. LOT/SER Numerowanie partii * Oznaczanie pozycji do spisu Funkcja wpisze wskaźnik inwentaryzacji [1-Ozna] do karty KSOM oraz do wszystkich kart LOT/SER danej KSOM * Wydruk arkuszy spisowych Można wybrać karty LOT/SER, które będą ujęte na arkuszu spisu: Ująć LOT/SER: Wszystkie/Są na stanie/Zerowe np. można ując tylko karty LOT/SER, które mają stany w magazynie a pominąć karty ze stanami zerowymi. * Rejestracja danych spisanych - dopisywanie z klawiatury Można wybrać sposób podpowiadania kart LOT/SER: -------------------------------------------------------------------- 1 Wszystkie LOT/SER - Kolejno, bez wybierania 2 Wszystkie LOT/SER - Wybierane z listy 3 LOT/SER, które są na stanie (ilość > 0) - Kolejno, bez wybierania 4 LOT/SER, które są na stanie (ilość > 0) - Wybierane z listy -------------------------------------------------------------------- * Oznaczanie nie spisanych LOT/SER Funkcję należy wykonać, aby wprowadzić ilość spisaną 0.000 (zero) do kart LOT/SER nie spisanych, np. pominiętych, bo mają zerowe stany w mag. Karty LOT/SER zostaną oznaczone jako [3-SpisZ] * Wydruk stanów spisanych Można wybrać karty LOT/SER, które będą ujęte na wydruku: Ująć LOT/SER: Wszystkie/Są na stanie/Zerowe np. można ując tylko karty LOT/SER, które mają stany w KLOT a pominąć karty ze stanami zerowymi. * Wskaźniki inwentaryzacji LOT/SER ------- LOT/SER -------- -- KSOM -- a) wszystkie są spisane --> [3-SpisZ] są [3-SpisZ] b) nie wszystkie są spisane --> [2-SpisC] są [1-Ozna] i [3-SpisZ] 5. Scenariusze inwentaryzacji 5.1 Asortyment na oznakowanych regałach Sytuacja Firma ma ponad 150 tys pozycji magazynowych. Asortyment leży na regałach. Regały i miejsca na regałach są oznakowane, np. C10-321 C20-441, itp. Lokalizacja asortymentu wpisana jest w kartotce KSOM w polach: Miejsce Przykład rozmieszczenia: ----------------------------- Miejsce Liczba asortymentu ----------------------------- C22-02B/K1 39 <--- 39 indeksów jest w tym miejscu C25-01 38 C28-04 33 C23-04A 29 C23-03 29 C22-03A 27 Wieszak 12 24 C22-02B/K2 23 paleta 10 21 C08-44-05 12 <--- 12 indeksów jest w tym miejscu .... C11-32-04 7 C24-04 1 paleta 11 1 paleta 08 1 <--- 1 indeks jest w tym miejscu ... itd. Razem: 3506 miejsc ----------------------------- Inwentaryzacja Inwentaryzację wykonuje kilkanaście osób (zespołów). Dlatego trzeba wyznaczyć obszary (sektory) spisowe dla poszczególnych osób i wydrukować arkusze. Poszczególne arkusze powinny zawierać ograniczoną liczbę indeksów. Tyle ile można spisać w ciagu dnia, np. 500 pozycji. Aby zawęzić listę indeksów znajdujących się na arkuszach używa sie Query. Query zbudowane do oznaczania, można zapamiętać i użyć podczas drukowania. * W funkcji oznaczania, zbudować Query, wyznaczające obszar, np. miejsce zaczyna się: C10 lub miejsce zaczyna się: C20 * Oznaczyć wg Query * Wydrukować pozycje oznaczone (wg indeksów) (wydruk zawiera miejsce) * Spisać (od lewej do prawej, z góry na dół) * Rejestrować w programie stany spisane * Aktualizować kartoteki wg stanów spisanych Wydruk arkuszy spisowych oraz podpowiadanie kolejnych pozycji podczas spisywania, odbywa się w kolejności wg indeksu lub nazwy asortymentu. Tak postępować z kolejnymi obszarami. 5.2 Asortyment oznaczony kodami kreskowymi Sytuacja Firma ma ponad 90 tys pozycji magazynowych. Wszystkie pozycje oznaczone są kodami kreskowymi. Wszystkie kody, to są kody wewnętrzne zapisane w kartach indeksów dodatkowych KID. Obszary spisowe to odzielne magazyny. Inwentaryzacja * Oznaczyć do inwentaryzacji wszystkie pozycje w wybranym magazynie * Stany na półkach rejestrować od razu do programu, bezpośrednio w magazynie. Terminal można postawić na wózku i skanować czytnikiem kodu kreskowego wg kodu KID (od lewej do prawej, od góry do dołu). ------------------------------------------------ Parametr: Wybierać z listy [W] F2/3-wybór indeksu, Tab-nazwy, F5-BarKod, F6-KID ------------------------------------------------ Czytnikiem (skanerem) wczytać kod kreskowy bezpośrednio z opakowania asortymentu i podać ilość z klawiatury. Kody kreskowe Zastosowania DC Data Collection 6. Przyczyny różnic: kartoteki a stany rzeczywiste Niektóre z przyczyn różnic między zapisami w kartotekach a stanami rzeczywistymi. * Podczas inwentaryzacji, dane spisane na arkuszach, nie zostały wpisane do kartotek komputerowych * Pobrano materiały na produkcję. Dokument rozchodu utworzono wtórnie. Ilości na dokumencie nie odpowiadają ilościom pobranym. Należy najpierw tworzyć dokument. Pobierać wg dokumentu. * Wytworzono pod-zespół potrzebny do zmontowania wyrobu końcowego. Nie przyjęto dokumentem do magazynu a od razu wmontowano do wyrobu. Należy przyjąć pod-zespół i wydać na kolejne zlecenie. * Wpisano błędne ilości na dokumencie. To się zdarza. Gdy najpierw tworzy się dokument a dopiero później fizyczne wydanie lub przyjęcie, to jest to dodatkowa kontrola. * Spis z natury nie daje dokładnych danych. Np. trudność obliczenia ilości w jednostkach zapasu (m2, m3, Tsztuk). Rozważyć zmianę jednostek miar na inne, które są łatwiejsze do stosowania. * Ubytki naturalne. Niedobory, które powstały z przyczyn naturalnych, np. wynikające z cech zapasów lub procesów fizykochemicznych. 7. Tematy powiązane Inwentaryzacja on-line Parametry systemu MI Zarządzanie zapasami Dokumenty magazynowe Wprowadzanie stanów początkowych Query. Zapytania wg warunków WMS Miejsca składowania Inwentaryzacja Księga główna i księgi pomocnicze Kody kreskowe Zastosowania DC Data Collection Słowa kluczowe #Magazyny-Zapasy #Magazyny-Inwentaryzacja #Magazyny-Organizacja #Magazyny-MiejscaSkładow #Magazyny-Automatyzacja #Magazyny-KodyKreskowe
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści