www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Rozliczanie zaliczek pracowniczych w KB 1. Opis ogólny Zaliczka Zaliczkobiorcy Kartoteki i dokumenty Dowód poniesienia wydatku 2. Zbiory danych Kartoteka osób Kartoteka rozrachunków zaliczek Dokumenty 3. Rozliczenie zaliczek Rozliczenie: Odbiorca w NA Rozliczenie: Dostawca w ZO Inne wydatki 4. Przykład: Rozliczenia pobranej zaliczki 5. Przykład: Rozliczenia kwoty otrzymanej od dostawcy 6. Przykład: Rozliczenie kwoty otrzymanej od odbiorcy 7. Zwrot kosztów. Bez pobierania zaliczki 8. Zestawienie wydatków poniesionych przez pracowników 9. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Zaliczka Zaliczka, jest to kwota wypłacana pracownikom lub innym osobom, (zaliczkobiorcom) zapisanym w Kartotece osób w systemie KB. Kwota może być wypłacona gotówką z kasy lub z rachunku bankowego firmy. Kwoty zaliczki wypłaca się zwykle na potrzeby wydatków służbowych, delegacji, itp. Jako zaliczki można także zapisywać pożyczki pobrane przez pracowników. Jako zaliczki można także zapisywać kwoty otrzymane przez pracowników od klientów (dostawców), które trzeba rozliczyć, 'zaliczka na minus (-)'. Zaliczkobiorcy Zaliczkobiorcy, to są osoby biorące i rozliczające zaliczki. Zwykle są to pracownicy firmy lub osoby współpracujące. Kartoteka zaliczkobiorców znajduje się w systemie KB pod nazwą: Osoby KB > Kartoteka osób [KB_KOS10] Wypłaty zaliczek i ich rozliczanie nie są transakcjami wpływającymi na przychody i koszty firmy. Dlatego te zdarzenia zostały wydzielone jako osobny moduł programu. Kartoteki i dokumenty Moduł zawiera: * Kartoteka osób (zaliczkobiorców). Osobami mogą być pracownicy. * Kartoteka rozrachunków (rozliczeń) zaliczek * Dokumenty rozliczeń zaliczek. Nagłówki (206) i Pozycje (205) * Rejestry kasowe i bankowe do ewidencji stanów i obrotów zaliczek Rozliczenie zaliczki Pobraną zaliczkę trzeba rozliczyć. Rozliczanie, to rejestrowanie dokumentów zmieniających saldo rozrachunków z osobą (zaliczkobiorcą). Zaliczkę można rozliczyć: a) Zwrócić część lub całość gotówki do kasy. [K] Rejestr kasowy: Wpłata b) Wpłacić na rachunek bankowy firmy. [B] Rejestr bankowy: Wpłata W przypadku operacji w walucie może powstać różnica kursowa, jeżeli kurs w momencie pobrania zaliczki jest inny niż kurs w momencie zwrotu. c) Zarejestrować dokument [R] Rozliczenie zaliczek Rozliczyć zaliczkę na podstawie dowodu poniesienia wydatku: * Dostawcy w systemie ZO, np. zapłata za zakupione towary Rodzaj rozrachunku: [KZ] Zakup od dostawcy * Odbiorcy w systemie NA, np. zwrot nadpłaty wpłaconej przed odbiorcę Rodzaj rozrachunku: [KN] Zakup od odbiorcy * Inny wydatek, np. zakup drobnych materiałów biurowych Rodzaj rozrachunku: [KI] Inne zakupy Zaliczkę na minus (-) można rozliczyć dokumentem rozliczającym kontrahenta np. należność odbiorcy, od którego pracownik pobrał zapłate za towar. Dowód poniesienia wydatku Dowód poniesienia wydatku (kosztu) (en: Expense Receipt, Expense Claim). W przypadku rozliczania na podstawie dowodu poniesienia wydatku na rzecz dostawcy w ZO, trzeba podać informacje o tym dowodzie, np. o fakturze zakupu towarów zarejestrowanej w ZO i pozostającej jako nierozliczona. Rozliczenie zaliczki powoduje zarejestrowanie zapłaty (lub zwrotu zapłaty) w kartotece zobowiązań ZO oraz zapisanie pozycji rozliczajacej zaliczkobiorcę w kartotece rozliczeń zaliczek w KB Kartoteka rozrachunków 2. Zbiory danych uczestniczące w rozliczeniu zaliczek W systemie KB Obrót pieniężny odbywa się zarządzanie płatnościami gotówkowymi i bezgotówkowymi. W systemie KB jest tabela kas, tabela rachunków bankowych i pozostałych urządzeń ewidencjonowania środków pieniężnych. W systemie KB prowadzi się następujace kartoteki i dane transakcyjne: Kartoteka osób Kartoteka pracowników i innych osób, które mogą pobierać i rozliczać zaliczki oraz dokonywać wpłat i wypłat środków pieniężnych. Kartoteka rozrachunków zaliczek Kartoteka rozrachunków, tj. wypłat, zwrotów i rozliczeń zaliczek. Kartoteka ma taką samą konstrukcję, funkcje i zestawienia jak: NA Kartoteka należności ZO Kartoteka zobowiązań Patrz opis rozrachunków: Kartoteka rozrachunków Dokumenty Dokumenty rejestrowane w systemie KB trafiają do zbioru dokumentów okresowych i zwiększają lub zmniejszają zaliczki osoby w kartotece zaliczek Patrz: Dokumenty płatności: wpłaty, wypłaty, rozliczenia zaliczek Dokumenty płatności 3. Rozliczenie zaliczek KB > Dokumenty > Rozliczanie zaliczek osób [KB_DZA10] Zaliczkę pobraną przez pracownika lub inną osobę można rozliczyć: a) Zwrócić część lub całość gotówki do kasy b) Wpłacić na rachunek bankowy firmy c) Rozliczyć na podstawie dowodu poniesienia wydatku: (wskazac celu wydatkowania zaliczki) * Na rzecz dostawcy w systemie ZO, np. zapłata za zakupione towary * Na rzecz odbiorcy w systemie NA, np. zwrot nadpłaty wpłaconej przed odbiorcę * Inny wydatek, np. zakup drobnych materiałów biurowych Rozliczenie zaliczki powoduje zarejestrowanie zapłaty (lub zwrotu zapłaty) w kartotece zobowiązań ZO oraz zapisanie pozycji rozliczajacej zaliczkobiorcę w kartotece rozliczeń zaliczek w KB. Kartoteka rozrachunków d) Rozliczyć poprzez rozliczenie należności odbiorcy. Rozliczenie zaliczki 'zaliczka na minus (-)', patrz opis dalej. Cel wydatkowania. Powiązanie z innym dokumentem Rozliczenie zaliczki polega na wskazaniu celu jej wydatkowania. Można wskazać powiązanie z rozrachunkami w NA lub ZO. a) Rozliczenie: Odbiorca w NA Należy wskazać rozrachunek w kartotece należności NA. Np. pracownik ze swojej zaliczki zwrócił odbiorcy nadpłacone kwoty. Np. pracownik wpłacił kwotę otrzymaną od odbiorcy, 'zaliczka na minus (-)'. b) Rozliczenie: Dostawca w ZO Należy wskazać rozrachunek w kartotece zobowiązań ZO, który będzie rozliczony tą zaliczką. Typowa sytuacja: pracownik pobiera zaliczkę gotówką w kasie, i kupuje towar na fakturę. Faktura zakupu rejestrowana jest w systemie ZO. Zaliczka pracownika rozliczana jest w systemie KB. c) Inne wydatki Nie wskazuje się powiązania z rozrachunkami w NA i ZO. Rozliczenie ewidencjonuje się innymi dokumentami, np. bezpośrednio w KG. Pozycja: Rozliczająca / Do rozliczenia Kwotę można zapisać jako pozycję: a) Rozliczająca To jest typowe zdarzenie opisane wyżej. Tj. pracownik kupuje towar na fakturę. Faktura zostaje zarejestrowana i pozycja rozliczenia zaliczki kojarzy pobraną zaliczkę z wydatkiem, tj. fakturą zakupu. b) Do rozliczenia Pozycję rozliczenia zaliczki, można też zapisać jako pozycję do późniejszego rozliczenia. Rozrachunki z kontrahentami Sytuacje: --------- * Pracownik po powrocie z delegacji chce rozliczyć się z pobranej zaliczki. Ma 3 faktury: podróż, hotel, jedzenie. W danej chwili nie ma osoby upoważnionej do rejestrowania faktur zakupu Dlatego nie można wykonać operacji: Rozliczająca. * Pracownik zapłacił za fakturę zakupu pro-forma lub wpłacił gotówkę do kasy firmy dostawcy (ma dowód wpłaty) a faktura przyjdzie później pocztą. Rozdysponowanie nadpłaty Kwoty zapisane jako: Do rozliczenia można rozdysponować na dokument tworzący zobowiązanie wobec dostawcy, np. na fakturę zakupu. Zarejestrować fakturę zakupu a następnie rozdysponować nadpłatę. a) Rozdysponowanie nadpłaty można wykonać w locie, bezpośrednio po zarejestrowaniu faktury zakupu. b) Rozdysponowanie nadpłaty można zarejestrować w systemie KB KB > Dokumenty > Rozdysponowania nadpłat [KB_DNA10]. Należy wskazać dostawcę, jego fakturę (rachunek) rozliczającą a następnie wskazać kwotę o charakterze: Do rozliczenia. Patrz opis: Nadpłaty i kompensaty Waluta zaliczki i waluta rozliczenia Za walutę pozycji dokumentu: Rozliczenie zaliczki przyjmuje się walutę faktury a za kurs dokumentu [K] przyjmuje się kurs waluty z faktury z dnia zaliczki. Następnie faktura jest wyceniana po kursie z dnia otrzymania zaliczki. Dokument może utworzyć różnicę kursową na rozrachunku w systemie ZO lub NA jeśli kurs dokumentu rozliczenia zaliczki [K] jest inny niż kurs z dnia faktury [R] Gdy płaci się zobowiązanie w ZO to: gdy [K] > (większe od) [R], to jest ujemna różnica kursowa gdy [K] < (mniejsze od) [R], to jest dodatnia różnica kursowa Patrz opis: Różnice kursowe 4. Przykład: Rozliczenia pobranej zaliczki Pobranie zaliczki 1. Pracownik Jan Kowalski, zapisany w Kartotece Osób pod symbolem 000006, pobiera zaliczkę na zakup artykułów spożywczych na kwotę 500 PLN Pobranie zaliczki rejestruje się w module: Operacje kasowe, jako wypłatę do rozliczenia, dla osoby z KB ------------------------------------------------- [Wypłata] [Dla Osoby z KB] [Do rozliczenia] ------------------------------------------------- Dekretacja: Wypłata z kasy ->> Osoba z KB WYP/KB 234 Wn / 100%AA Ma Po zatwierdzeniu powstanie dekret ----------------- 234 Wn 10001 Ma na kwote 500 PLN ----------------- Faktura zakupu 2. Jan Kowalski zakupił artykuły na kwotę netto: 425 PLN + PTU 29,75 PLN Razem na kwote 454.75 PLN W systemie ZO rejestruje się fakturę zakupu na kwote 454,75 PLN Przykładowy dekret: 401 Wn i 200 Ma na kwote 425,00 PLM zakup netto 220 Wn i 200 Ma na kwote 29,75 PLN podatek VAT Rozliczanie zaliczki 3. W systemie KB rozlicza się zaliczkę pobraną przez pracownika: W funkcji: Zaliczki - Rozliczanie Rejestruje się dokument rozliczający: Rozliczenie - Dostawca w ZO. ------------------------------------------------- Rozliczenie: [Dostawca w ZO] [Rozliczająca] ------------------------------------------------- Wybiera sie symbol dostawcy i numer nierozliczonej faktury na kwotę 454.75 PLN. Dekretacja: Rozlicz. zaliczki - Dostawca w ZO ROZ/ZL 200 Wn / 234 Ma Po zatwierdzaniu powstanie dekret --------------- 200 Wn i 234 Ma na kwote 454,75 PLN --------------- W funkcji: Operacje kasowe Rejestruje się zwot pozostałej (reszty) zaliczki. Wpłata do kasy kwoty: 500.00 - 454.75 = 45.25 PLN ------------------------------------------------- [Wpłata] [Od Osoby z KB] [Rozliczająca] ------------------------------------------------- Dekretacja: Wpłata do kasy <<- Osoba z KB WPl/KB 100AA Wn / 234 Ma Po zatwierdzaniu powstanie dekret ----------------- 10001 Wn i 234 Ma na kwote 45.25 PLN ----------------- 5. Przykład: Rozliczenia kwoty otrzymanej od dostawcy W tym przykładzie rozlicza się pieniądze, które nasz pracownik otrzymał od dostawcy. Dostawca przekazał je pracownikowi wraz z fakturą korygującą. Otrzymane pieniądze rejestruje sie jako Wpłate do kasy, Od osoby z KB, Do rozliczenia. ------------------------------------------------- [Wpłata] [Od Osoby z KB] [Do rozliczenia] ------------------------------------------------- Wpłata ta, do momentu jej rozliczenia, zmniejsza saldo zaliczek pracownika. Rozliczenie następuje po zarejestrowaniu faktury korygującej dostawcy. Wpłata do kasy 1. Pracownik Jan Kowalski, otrzymuje od dostawcy kwotę 100 PLN tyłulem zwrotu pieniędzy za fakturę korygującą. Po powrocie do firmy, rejestruje się w systemie KB: * Operacje kasowe * Od osoby z KB * Wpłata do rozliczenia Dekretacja: Wpłata do kasy <<- Osoba z KB ---------------- 100 Wn 230 Ma na kwotę 100 PLN ---------------- Faktura korygująca zakup 2. Fakturę korygującą rejestruje się w systemie ZO Dekretacja: Korekta zakupu towarów --------------- 301 Wn i 200 Ma na kwotę -100 PLN --------------- Rozliczenie wpłaconych pieniędzy 3. Rozlicza się pieniądze wpłacone przez pracownika. W systemie KB: * Rozliczenie zaliczek * Rozliczenie - Dostawca w ZO Istotą operacji jest wskazanie powiązania z dostawcą) * Rozliczająca * Dostawca * Rozrachunek dostawcy, tj. zobowiązanie wobec dostawcy na kwotę ujemną -100 * NOTE: W polu kwota pozostawić: 100 Dekretacja: Rozlicz. zaliczki - dostawca --------------- 200 Wn i 230 Ma na kwotę -100 PLN --------------- Należy utworzyć odrębny symbol dekretacji rozliczenia zaliczki, dla rozliczenia pieniędzy otrzymanych od dostawcy. W podanym powyżej przykładowej dekretacji, określono znak (-) (minus) dla księgowanej kwoty, 'zaliczka na minus (-)' 6. Przykład: Rozliczenie kwoty otrzymanej od odbiorcy W tym przykładzie rozlicza się pieniądze, które nasz pracownik otrzymał od odbiorcy. Taka sytuacja powstaje, gdy nasz pracownik przekazał odbiorcy towar z fakturą i otrzymał zapłatę gotówką. W programie Trawers ERP, w systemie KB Kasa Bank, nalęży zarejestrować wpłatę gotówki do kasy, wydrukować dokument potwierdzenia wpłaty i rozliczyć należność odbiorcy. Należność powstała podczas wystawiania faktury sprzedaży. Otrzymane pieniądze rejestruje sie jako Wpłate do kasy, Od osoby z KB, Do rozliczenia. ------------------------------------------------- [Wpłata] [Od Osoby z KB] [Do rozliczenia] ------------------------------------------------- Wpłata ta, do momentu jej rozliczenia, zmniejsza saldo zaliczek pracownika. Rozliczenie nastąpi po zarejestrowaniu dokumentu w KB: Rozliczenie zaliczki w powiązaniu z fakturę sprzedaży zarejestrowaną w rozrachunkach w NA. Wpłata do kasy 1. Pracownik Jan Kowalski, otrzymuje od odbiorcy kwotę 100 PLN tyłułem zapłaty za towar. Sprzedaż udokumentowana fakturą sprzedaży. Po powrocie do firmy, rejestruje się w systemie KB: * Operacje kasowe * Od osoby z KB * Wpłata do rozliczenia Rozliczenie wpłaconych pieniędzy 2. Rozlicza się pieniądze wpłacone przez pracownika. W systemie KB: * Rozliczenie zaliczek * Rozliczenie - Odbiorca w NA Istotą operacji jest wskazanie powiązania z odbiorcą * Rozliczająca * Odbiorca * Rozrachunek odbiorcy, tj. należność od odbiorcy na kwotę dodatnią +100 * NOTE: W polu kwota pozostawić: 100 * Dekretacja (operacja) Rozliczenie zaliczki - Odbiorca NA [FA] * Treść: Rozliczenie zaliczki 'zaliczka na minus (-)' NOTE: Jest też inna metoda rozliczania pieniędzy, które nasz pracownik otrzymał od odbiorcy. Polega na rozliczeniu odbiorcy od razu po wystawieniu faktury i zapisaniu salda rozliczeń z praownikiem w kasie o umownej nazwie: [Z] Za pobraniem (wpłata). Są to środki jeszcze nie przekazane do naszej kasy przez pracownika. Odbiorca faktury jest rozliczony a saldo kasy wskazuje należność od pracownika, który pobierze kwotę faktury od końcowego odbiorcy. Patrz szczegóły: Metoda [Z] Za pobraniem Metody płatności 7. Zwrot kosztów. Bez pobierania zaliczki Pracownik lub inna osoba może przedstawić dowody poniesienia wydatków (kosztów) z własnych środków, bez pobierania zaliczki. Oczekuje zwrotu poniesionych kosztów (en: Expense claim). Przedstawia dowody, np. zestawienie kosztów podróży służbowej i dowody kosztowe. P. Jak rozliczyć wydatki (koszty) ? O. Po weryfikacji zasadności wydatków, w programie zapisać takie same transakcje jak podczas rozliczania zaliczki: zwrot do kasy lub na rachunek bankowy lub zapisać dokument rozliczenia w powiązaniu z dokumentem kosztowym np. fakturą zakupu zarejestrowaną w systemie ZO Zakupy i rozrachunki z dostawcami. Technicznie w programie: najpierw zapisać jako zaliczkę kwotę wydaną przez pracownika a następnie wpisać transakcje rozliczające. Patrz też: Zakupy nie-magazynowe (koszty) Patrz też: Ewidencja wydatków zapłaconych kartami płatniczymi Zarządzanie płatnościami 8. Zestawienie wydatków poniesionych przez pracowników W nagłówku dokumentu zakupu można wpisać symbol osoby, która kupiła towar lub usługę. (Pole: KUPIŁ) Symbol osoby można pobrać z kartoteki osób (zaliczkobiorców) w systemie KB (osoba w KB może być powiązana z kartą pracownika). Wypełnione pole: KUPIŁ pozwala ustalić ile poszczególne osoby wydały w danym miesiącu na poszczególne rodzaje kosztów, w tym np. na paliwo Na zestawieniach w systemie NZ można oglądać koszty w rozbiciu na rodzaje, np. indeksy kosztowe KIM, poniesione przez poszczególnych pracowników Patrz szczegóły: Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach Zakupy nie-magazynowe (koszty) 8. Tematy powiązane Zarządzanie płatnościami Dokumenty płatności Sprzedaż i zakupy w wielu wymiarach Zakupy nie-magazynowe (koszty) Rozrachunki z kontrahentami Różnice kursowe Przetwarzanie dokumentów Nadpłaty i kompensaty Metody płatności Kasy i rachunki bankowe Słowa kluczowe #Płatności-Dokumenty #Płatności-Rozrachunki #Płatności-Scenariusze #Płatności-Rejestry
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści