www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści
Sprzedaż detaliczna 1. Opis ogólny 2. Wymagania wobec programu komputerowego 3. Sprzedaż detaliczna w programie Trawers 3.0 Przepływ danych 3.1 Funkcje sprzedaży 3.2 Parametry programu. Szybka sprzedaż 3.3 System uprawnień 3.4 Ekran paragonu 4. Opis przypadku 4.1 Charakterystyka firmy 4.2 Organizacja pracy w sklepie 4.3 Dodatkowe urządzenia 4.4 Organizacja gospodarki magazynowej 4.5 Organizacja zapłat 4.6 Inwentaryzacja 5. Zamiana paragonów na faktury sprzedaży Paragon jest zatwierdzony Paragon nie jest zatwierdzony Rozwiązania alternatywne 6. Sprzedaż w kasie fiskalnej a Trawers 7. Sprzedaż detaliczna usług poprzez faktury 8. Płatność częściowa gotówką [G] i kartą [L] 9. Uwidacznianie cen towarów i usług 10. Tematy powiązane 1. Opis ogólny Sprzedaż detaliczna Sprzedaż detaliczna (en: Retail, Counter Sales), to sprzedaż towarów i usług dla indywidualnych konsumentów końcowych. Zwykle z natychmiastową zapłatą: gotówką lub kartą płatniczą. Cechy: * Odbiorcą jest osoba anonimowa, zwykle nie rejestruje się nazwy (nazwiska) ani danych tele-adresowych. Można podać NIP. * Dokumentem zwykle jest [FP] Paragon sprzedaży. Może być fiskalizowany (paragon fiskalny). * Dokumentem może być [FA] Faktura sprzedaży. Może być fiskalizowana. * Fiskalizacja, to zapisanie informacji w pamieci fiskalnej urządzenia. Fiskalizować można dokumenty sprzedaży (faktury i paragony). * Sprzedaż detaliczna odbywa się w cenach brutto [4][5][6] * Towar jest wydawany natychmiast, więc dokument sprzedaży magazynowej jest zatwierdzany od razu i generowany jest dokument rozchodu z magazynu * Asortyment sprzedawany detalicznie powinien mieć w cennikach, w wywieszkach, na etykietach, w katalogach: a) ceny sprzedaży (końcowe) b) ceny jednostkowe (za jeden kilogram, jeden litr, jeden metr, itp.) Wymaga tego dyrektywa UE 98/6/EG. W Polsce: Ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług (dalej szczegółowy opis dyrektywy 98/6/EG). * Zapłatę rejestruje się od razu, jako [G] wpłata gotówkowa lub zapłata [L] kartą płatniczą. * Zapłaty zapisuje się do rejestrów kasowych [G] i [L]. Zapis powinien być z datą bieżącą (systemową). Param operatora [0718] = [ ] Pracuje na bieżąco. * Każdego dnia powinien powstawać nowy rejestr kasowy. Na koniec dnia rejestr kasowy należy zatwierdzić (zamknięcie dnia). Można wydać całość gotówki kierownikowi (właścicielowi), zatwierdzić rejestr a następnego dnia otworzyć kolejny rejestr i wpłacić otrzymaną gotówkę. * Wycena zapasów od ceny detalicznej Metoda wyceny zapasów polegająca na wychodzeniu od ceny sprzedaży brutto (netto + PTU) i dochodzeniu do kosztu przez odjęcie marży brutto. Metoda stosowana w handlu detalicznym (en: Retail). (en: Retail inventory method, Price-based inventory valuation) The retail method of inventory valuations is based on current gross profit percentages. Sprzedaż detaliczna może być jedyną formą handlu, np. w supermarketach lub być uzupełnieniem innej działalności gospodarczej, np. producent sprzedaje detalicznie w sklepie firmowym lub hurtownik prowadzi uzupełniającą sprzedaż detaliczną we własnych sklepach i dodatkowo w internecie. Odbiorca detaliczny (gotówkowy) Odbiorca paragonu. Osoba anonimowa. Ma kartę w kartotece odbiorców. Jedną lub kilka kart w kartotece odbiorców. Program wybiera automatycznie symbol karty w funkcji: NA > Paragony - sprzedaż. Symbol karty jest w tabeli magazynów lub w parametrach systemu NA. * W tabeli magazynu. Może być oddzielny odbiorca detaliczny powiązany z każdym magazynem (sklepem). Program wybiera domyślny magazyn operatora wystawiającego paragon. Trzeba oznaczyć domyślny magazyn (podpowiadany operatorowi). Tabela magazynów * W parametrach systemu NA, np. 000000 Odbiorca gotówkowy Jeden symbol odbiorcy dla wszystkich sprzedaży detalicznych. Obowiązuje, gdy nie podano w tabeli magazynów. W kartotece odbiorców musi być karta odbiorcy paragonu, ale nie trzeba wypełniać wszystkich pól karty. Wystarczy symbol i nazwa. Sprzedaż gotówkowa Sprzedaż paragonowa (dokument [FP] Paragon), to jest sprzedaż gotówkową tzn. trzeba natychmiast po wystawieniu dokumentu, zapisać zapłatę gotówką [G] lub kartą płatniczą [L]. Zapłata Można nie zapłacić od razu, ale wymagana jest autoryzacja uprawnionego operatora aby zakończyć rejestrację dokumentu bez zarejestrowania zapłaty. Autoryzowanie operacji Zapłatę można zarejestrować później, w rejestrze kasowym. Zarządzanie płatnościami Paragony Sprzedaż detaliczna dokumentowana jest zwykle paragonami. Wystawianie paragonu (dokument [FP] Paragon) jest szybsze niż wystawianie faktur (dokument [FA] Faktura). Nie trzeba wpisywać danych identyfikujących odbiorcę do kartoteki odbiorców. Dodatkowo jest szereg parametrów, które upraszczają i przyśpieszają sprzedaż. Sprzedaż paragonową prowadzi się w cenach brutto (nr ceny: [4][5][6]) Pozycje paragonu, już wprowadzone, program wyświetla w górnej części ekranu. Także pozycje zamówień i faktur sprzedaży można tak wyświetlać: Param 0512 [1]. Paragony zapisuje się do rejestru sprzedaży. PTU (VAT) Rejestry Po zarejestrowaniu, paragon należy zatwierdzić i ew. sfiskalizować, oraz zarejestrować zapłatę. Proces można zautomatyzować tzn. od razu, bez kolejnych decyzji operatora, można paragon zatwierdzić, wydrukować i sfiskalizować. Sterują tym parametry operatora. Param 0624 NA Fiskalizacja zatwierdza Param 0625 NA F4 Drukowanie zatwierdza Param 0711 NA F8-Zapłać+Zatw+Fis Param operat 05xx 06xx 07xx 09xx 11xx Po zakończeniu rejestrowania pozycji paragonu, można jeszcze dopisać (F8) kolejną pozycję. Ale tylko przed fiskalizacją i zapłatą. Paragon zapłacony i (lub) sfiskalizowany uznaje się za zakończony (zamknięty) Paragon można przepisać do faktury sprzedaży (zamienić na fakturę). [FP] Paragon sprzedaży nie jest powiązany z [ZL] Zamówienie sprzedaży. Scenariusz: [FP] -> [RO]. Realizacja zamówień sprzedaży Lecz można utworzyć [FP] Paragon sprzedaży wg [ZL] Zamówienie sprzedaży NA > Zamówienia > Przepisanie > Kopiowanie do paragonu [FP] [NA_DZM5A] Dokumenty sprzedaży Kod pocztowy: Odbiorca indywidualny Po zakończeniu rejestracji dokumentu sprzedaży: FP Paragon lub FA Faktura dla odbiorcy indywidualnego (anonimowego) do nagłówka dokumentu sprzedawca może wpisać kod pocztowy. Kod pozwala zorientować się skąd docierają klienci. Można utworzyć raport, np. Sprzedaż w wielu wymiarach [NZ_ZDM10] z miarą: KOD POCZTOWY DOK. Dane w raporcie mogą zasugerować otwarcie oddziałów (sklepów) w kolejnych lokalizacjach. POS Point of Sale Punkt sprzedaży detalicznej (PSD) Punkt sprzedaży. Moduł obsługujący bezpośrednią sprzedaż towarów lub usług. Najczęściej jest to POS-Terminal (komputer jako kasa sklepowa) stojący w sklepie. 2. Wymagania wobec programu komputerowego Najczęściej występującym modelem sprzedaży detalicznej jest sprzedaż w sklepie, w którym konsument wybiera towar, płaci i wychodzi razem z towarem. W takim modelu program komputerowy musi spełnić następujące wymagania: * Nie ma potrzeby wybierania odbiorcy z kartoteki. Symbol odbiorcy gotówkowego jest domyślny. * Asortyment wybierany szybko, najlepiej czytnikiem kodu kreskowego Liczba wyborów i klawiszy powinna być możliwie minimalna Wiele kolejnych operacji powinno być zapoczątkowane jednym klawiszem * Asortyment już wybrany powinien być widoczny na ekranie w przewijanym oknie * Natychmiastowa zapłata gotówką i kartą kredytową * Współpraca z drukarką fiskalną, z szufladą, wagą, itp. * Asortyment pogrupowany, np. wg działów w sklepie * Wybrane grupy asortymentu sprzedawane tylko wartościowo, np. pieczywo * Zapewnienie bezpieczeństwa danych przed przypadkowym lub celowym zniekształceniem lub zniszczeniem * Szczegółowe i przekrojowe raporty informujące o rentowności całego sklepu, poszczególnych działów oraz poszczególnego asortymentu: - sprzedaż dzienna, tygodniowa, miesięczna i roczna wg asortymentu, działów, sprzedawców, sklepów - sprzedaż i zwroty * Raporty dzienne: - Sprzedaż - Koszty własne sprzedaży - Przychód - Zwroty - Wpłaty i wypłaty 3. Sprzedaż detaliczna w programie Trawers 3.0 Przepływ danych o------------------------o | NA | (1) | [FP] Paragon sprzedaży | <--- (opcja) | [FP] Faktura sprzedaży | [ZL] Zamówienie sprzedaży | | o------------------------o | | | | V v | | (2) v v (3) o--------------------o o--------------------o | KB | | MG | | Wpłata Kasa | | [RO] Rozchód | | | | | o--------------------o o--------------------o (1) Wystawienie (rejestracja) dokumentu sprzedaży. Paragon / Faktura (2) Zapłata za paragon do kasy: gotówka lub karta płatnicza (3) Utworzenie dokumentu rozchodu w MG. Zatwierdzenie paragonu / faktury 3.1 Funkcje sprzedaży Dokument sprzedazy [FP] Paragon Rejestracja Korekta Usuwanie Przeglądanie Wydruk NA > Sprzedaż > Paragony [NA_DPA10] Dokumenty sprzedaży Wystawianie dokumentu na odbiorcę detalicznego (gotówkowego). Sprzedaż w cenach brutto. Trzeba zapłacić w locie. Zarządzanie płatnościami Można fiskalizować. Można podać NIP nabywcy. NIP można umieścić na paragonie fiskalnym. Na ekranie nagłówka paragonu można pobrać NIP nabywcy i wydrukować na paragonie. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja sprzedaży Drukarki fiskalne. Aspekty techniczne Dokument sprzedazy [FA] Faktura Sprzedaż detaliczną można dokumentować [FA] Faktura sprzedaży Rejestracja Korekta Usuwanie Przeglądanie Wydruk NA > Sprzedaż > Faktury [NA_DFA10] Dokumenty sprzedaży Dokument wystawić na odbiorcę detalicznego w cenach brutto. Zapłacić w locie. Można sfiskalizować. Dokument korygujący sprzedaż [FQ] Paragon korygujący Rejestracja Korekta Usuwanie Przeglądanie Wydruk NA > Sprzedaż > Paragony korygujące [NA_DPK10] Trzeba odnieść się do pozycji dokumentu pierwotnego (korygowanego). Program informuje, gdy pozycja była już korygowana. (Param: 0223 Nie pokazuj korygowanych) Program może pokazać poprzednie korekty: Kronika korekt. Dokumenty sprzedaży Można zarejestrować zwrot zapłaty w locie. Zarządzanie płatnościami Dokumentów korygujących nie można fiskalizować. Można uzyskać zestawienie paragonów korygujących sprzedaż fiskalizowaną. Ujęte są faktury i paragony korygujące wystawione do sprzedaży sfiskalizowanej. NA > Okresowe > Zwroty sprzedaży fiskalizowanej [NA_ZRS12]. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja sprzedaży [FP] Paragon. Zamiana na fakturę imienną NA > Sprzedaż > Paragony > Zamiana_na_[FA] [NA_DPA60]. Program tworzy [FA] Faktura sprzedaży, tym razem na wskazanego odbiorcę i zamienia wszystkie pozycje paragonu na fakturę. Proces: przepisuje wszystkie pozycje paragonu do faktury. Po przepisaniu usuwa paragon z bazy danych. Dlatego w tej funkcji przepisywać można tylko paragony niezatwierdzone. Szczegóły w dalszej części opisu. 3.2 Parametry programu. Szybka sprzedaż W programie Trawers specyficzne wymagania funkcjonalne i użytkowe sprzedaży detalicznej, realizuje się poprzez odpowiednie ustalenie wartości parametrów. Param operat 05xx 06xx 07xx 09xx 11xx Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx System parametrów Szybka sprzedaż Odpowiednio ustalone parametry eliminują niepotrzebne wybory, podpowiadają domyślne wartości standardowe i, generalnie, przyśpieszają pracę na stanowiskach sprzedaży. Mniej wyborów i mniej klawiszy 0606 Od razy wybiera z listy wyboru F2/F3, bez klawisza Enter 0607 Szuka w karcie KIM: wg Barkod / wg KID - aby czytać kod kreskowy 0621 Nie musi numerować pozycji wystawiając dokument sprzedaży 0622 Od razu zapisuje pozycje faktury. Nie pyta: Czy zapisać ? 0623 Nie pobiera nr zamówienia, gdy wystawia fakturę sprzedaży 0624 Klawisz Ctrl+F4-fiskalizuj: zatwierdza i fiskalizuje (drukuje) paragon fiskalny 0625 Klawisz F4-drukuj: zatwierdza i drukuje fakturę sprzedaży 0704 Nie pobiera ZZZZZZ Zlecenie, JJ KK Organizacyjne, XX Inne 0711 F8 Zapłać+Zatw+Fis paragon Param operat 05xx 06xx 07xx 09xx 11xx Parametr systemu NA: Ilość sprzedawana [1] Zawsze 1.000 jm sprzedaży Zabezpieczenie przed pomyłkami 0619 Ma dostęp tylko do dokumentów sprzedaży własnego oddziału 0630 Wybierze tylko własny oddział z listy wyboru 0712 Zatwierdzi dokumenty tylko własnego oddziału 0638 Nie sprzeda wiecej niż jest w magazynie 0627 Nie sprzeda wiecej niż ilość dostępna 0602 Nie zmieni upustu od ceny cennikowej 0702 Nie zmieni upustu od ceny cennikowej na paragonach 0706 Nie zmieni upustu od ceny cennikowej na fakturach 0632 Nie zmieni metody zapłaty, np. z gotówki [G] na przelew [P] 0718 Operator pracuje na bieżąco, tzn. nie zmieni dat systemowych 0640 Zarejestruje zapłatę tylko za fakturę zatwierdzoną 0624 Sfiskalizuje tylko fakturę zatwierdzoną 0625 Wydrukuje tylko fakturę zatwierdzoną Param operat 05xx 06xx 07xx 09xx 11xx Dodatkowe informacje 0509 Pokaż poprzednie sprzedaże NA Wyświetla poprzednie sprzedaże: [1] Z ostatnich 3 miesięcy [2] Z ostatnich 6 miesięcy [3] Z ostatnich 12 miesięcy 3.3 System uprawnień System uprawnień reguluje prawo do wykonywania operacji (funkcji) oraz dostęp do informacji. Uprawnienia operatorów Uprawnienia przydziela się operatorom (sprzedawcom) w sklepie detalicznym. * Dać prawo wykonywania ograniczonej liczby funkcji programowych. Można tworzyć indywidualne menu Menu własne operatora * Dać prawo wybierania tylko jednego magazynu (sklepowego) * Dać prawo wybierania tylko jednej kasy (rejestu kasowego) * Wskazać domyślne symbole dekretacji, tak aby nie trzeba było wybierać * Nie pobierać znaków dla dekretacji: ZZZZZZ JJ KK XX (param 0704) * Ograniczyć dostęp do kartotek, np. prawo wybierania tylko tego asortymentu, który przewidziany jest do sprzedaży detalicznej (ustalić warunki KIM) * Prawo można ustalić na poziomie dostępu do całego obiektu, np. operator nie może rejestrować wpłat i wypłat do kasy nr 04, lub na poziomie pojedyńczego rekordu, np. operator nie może wybrać karty odbiorcy należącego do grupy: GH Hurtownicy z Lublina. Warunki (filtry) operatorów * Ograniczyć dostęp do zakładek, np. danych finansowych odbiorców Uprawnienia operatorów * Zabronić przeglądania cen zakupu (param 0611) 3.4 Ekran paragonu Ekran paragonu, w funkcji: NA > Sprzedaż > Sprzedaż gotówkowa [NA_DPA10] Pozycje paragonu, już wprowadzone, program wyświetla w górnej części ekranu. Asortyment już wybrany jest widoczny na ekranie w przewijanym oknie. NOTE: Także pozycje zamówień i faktur sprzedaży można tak wyświetlać: Param 0512 [1]. o-- Paragon [FP] 20xx/01 ------------------------------------------o <--o | | | |Poz --- Indeks ----- - Ilość --- Jm - Cena ---- - Wartość ---- | | | 1 KAT-ANG05 1.000 szt 14.00 14.00 | | | 2 KLEJ-B 3.000 kg 4.00 12.00 | o Kolejne pozycje | 3 NICI-SA 1.000 szp 23.00 23.00 | | paragonu | 4 POLYETER26-50 3.300 m2 4.30 14.19 | | | 5 SRUBY-X01 20.000 szt 3.10 62.00 | | | 6 TEKT-TAP 23.500 kg 1.23 28.91 | | | |<---o o------------------------------------------------------------------o | | |PTU Jm Ilość Cena brutto Upust Cena z upustem Wartość | |01 kg 23.500 1.23 0.00 1.23 28.91 |<---o Pole rejestracji | = 0.000 | o------------------------------------------------------------------o | Razem 154.10 | o------------------------------------------------------------------o 4. Opis przypadku Poniżej opisano zastosowanie programu Trawers do obsługi sprzedaży detalicznej i organizacji pracy w sklepie spożywczym. 4.1 Charakterystyka firmy Firma wielobranżowa, której podstawowymi formami działalności są: handel w różnych branżach i usługi (głównie z zakresu obsługi wsi). Firma prowadzi produkcję pieczywa oraz pasz, handel w 13 oddziałach obsługiwanych przez program Trawers, oraz sieć samoobsługowych sklepów spożywczych. Zarząd firmy podjął decyzję o zastosowaniu programu Trawers do obsługi detalicznych sklepów spożywczych. U podstaw tej decyzji leżała chęć uporządkowania gospodarki magazynowej w sklepie oraz możliwość zintegrowania ewidencji prowadzonej przez sklep z ewidencją całej firmy. Komputery pracujące w sklepie polączone są bezpośrednio (on-line) z serwerem w centrali firmy, na którym pracuje Trawers. 4.2 Organizacja pracy w sklepie W sklepie wydzielono cztery stanowiska komputerowe i cztery główne role dla pracowników: Stanowisko kasowe Nr 1 Stanowisko kasowe Nr 2 Stanowisko kasowe Nr 3 Na tych stanowiskach pracuje tylko system NA Sprzedaż. Stanowiska służą do rejestrowania sprzedaży paragonowej dla klientów indywidualnych. W celu uniknięcia problemów z numerowaniem paragonów na stanowiskach, wprowadzono dla nich różne serie dokumentów: R1 R2 i R3 Stanowisko Nr 4 na zapleczu sklepu Stanowisko służy do: rejestrowania sprzedaży na fakturę w NA, wprowadzania dostaw towarów w systemie ZO (dostawy), wykonywania korekt towarów błędnie wprowadzonych, organizację przecen i promocji, drukowania etykiet z kodami kreskowymi (głównie na towary promocyjne i przecenione). 4.3 Dodatkowe urządzenia Aby ułatwić i przyśpieszyć pracę na stanowiskach kasowych wprowadzono ręczne czytniki kodów kreskowych na podstawkach oraz drukarki fiskalne z szufladami na gotówkę. Na stanowisku Nr 4 na zapleczu, do drukowania etykiet z kodem kreskowym umieszczanym na produktach, używana jest drukarka termiczna 4.4 Organizacja gospodarki magazynowej Podczas wdrażania systemu przyjęto założenie, że każda sztuka sprzedawanego towaru posiada etykietę z kodem kreskowym w standardzie EAN13. Wyjątek stanowią takie grupy towarów jak: pieczywo, wędliny, owoce itp. W celu uzyskania maksymalnej łatwości i prędkości sprzedaży na stanowiskach kasowych, zdecydowano się na wykorzystanie pola: INDEKS do wprowadzania kodów kreskowych towarów. Towarom z grupy [pieczywo] nadano indeksy w formacie: P1, P2 itd. (łatwe do zapamiętania). Podobnie postąpiono z wędlinami i owocami. Duże ułatwienie stanowi fakt, że w chwili obecnej większość artykuów spożywczych jest identyfikowana i oznaczana kodami kreskowymi. 4.5 Organizacja zapłat Przyjęto dwie metody wprowadzania zapłat na stanowiskach w sklepie: * Zapłaty za paragony przyjmowane są tylko w formie gotówki i zapłaty kartą * Zapłaty za faktury przyjmowane są w formie gotówkowej i formie przelewu 4.6 Inwentaryzacja Inwentaryzacja odbywa się przy użyciu kolektorów danych według kroków: 1. Do kolektorów są przesyłane dane z kartoteki magazynowej MG 2. Karty poszczególnych pozycji asortymentu są wyszukiwane w bazie przy użyciu czytnika kodów kreskowych. 3. Spisane podczas inwentaryzacji stany transmitowane są do programu Trawers w postaci plików tekstowych w funkcji MI > Pobieranie z pliku CSV. Organizacja wdrożenia: A.Piotrzkowski marcoap@gd.onet.pl 5. Zamiana paragonów na faktury sprzedaży Polega na utworzeniu faktury imiennej wg pozycji paragonu i usunięciu paragonu. Paragon można zamienić na fakturę imienną w funkcji: NA > Sprzedaż > Paragony > Zamiana_na_[FA] [NA_DPA60]. Program tworzy imienną fakturę sprzedaży, tym razem na wskazanego odbiorcę i przepisuje (kopiuje) do faktury wszystkie pozycje paragonu. Po przepisaniu usuwa paragon z bazy danych. Na fakturę sprzedaży można zamienić taki paragon, który bez śladu można usunąć z bazy danych, tj.: * paragon niezatwierdzony * paragon niesfiskalizowany * paragon nie został zapłacony (zapłatę można usunąć z rejestru kasowego) NOTE: Od 01/2020 Fakturę do paragonu można wystawić tylko, gdy paragon zawiera NIP. Program informuje: Paragon musi zawierać NIP, aby utworzyć fakturę. Param 0234 [ ] wymusza wypełnienie NIP podczas wystawiania paragonu. Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx Procedura zamiany, w końcowym efekcie, sprowadza się do usunięcia jednego dokumentu sprzedaży (paragonu) i zastąpienia go innym (fakturą). Scenariusz sprzedaży detalicznej Przed rozpoczęciem rejestracji dokumentu sprzedaży nabywca musi określić czy chce fakturę (podatnik PTU) czy paragon (konsument). * Faktura: NA > Sprzedaż > Faktury sprzedaży > Dopisywanie (nabywca musi podać NIP) * Paragon: NA > Sprzedaż > Paragony. Sprzedaż gotówkowa (domyślny odbiorca gotówkowy) (nabywca nie musi podawać NIP) Szczególne przypadki * Podatnik PTU, wartość sprzedaży nie przekracza 450 zł: Można wystawić paragon z NIP. Takie paragon stanowi fakturę uproszczoną. * Podatnik PTU decyduje się na paragon (faktura uproszczona) lecz okazuje się, że kwota przekracza 450 zł. Nie zatwierdzać paragonu, nie fiskalizować. Zamienić paragon na fakturę imienną. Dokończyć jako faktura sprzedaży. Program usunie paragon ze zbioru dokumentów sprzedaży. 6. Sprzedaż w kasie fiskalnej a Trawers W programie Trawers sprzedaż fiskalizuje się na drukarkach fiskalnych. Program i drukarka wykonują funkcje kasy fiskalnej. Drukarki fiskalne. Fiskalizacja W wielu firmach, które sprzedają usługi, np. baseny, ośrodki sportowe, sprzedaż fiskalizuje się na zewnętrznych urządzeniach, kasach fiskalnych. Dla potrzeb księgowych, w tym dla potrzeb JPK (Jednolity Plik Kontrolny), sprzedaż i zapłaty kas trzeba zarejestrować w Trawersie. NOTE: W raportach JKP_VAT sprzedaż paragonowa ujmuje się pozycją zbiorczą. JPK Jednolity Plik Kontrolny Do Trawers ERP wpisuje się dane zbiorcze, np. o dziennej sprzedaży i utargu. Potrzeby: --------- P. Jak zapisać dane zbiorcze o sprzedaży i zapłatach ? O. Wystawić fakturę sprzedaży na asortyment nie-magazynowy, np. Usługi sportowe na odbiorcę: Odbiorcy indywidualni Wpisać zapłatę (utarg) do kasy gotówkowej w systemie KB P. Raport dobowy z kasy fiskalnej pokazuje inne PTU niż wylicza je Trawers. Powstają groszowe różnice kwot PTU i kwot brutto. O. Jest to znany problem określony jako: PTU w pionie a PTU w poziomie Sposób postępowania podany jest w opisie: Rejestr sprzedaży PTU (VAT) PTU (VAT) Rejestry P. Klient chce fakturę VAT do sprzedaży gotówkowej zapisanej w zewnętrznej kasie fiskalnej. O. Wystawić fakturę dla klienta. Rozliczyć należność dokumentem: [ZI] Nota uznaniowa z opisem, że zapłata była w kasie fiskalnej. Wydrukować fakturę. W pozycji [Do zapłaty] będzie 0.00 Zmniejszyć wartość sprzedaży w księgowości i w rejestrze PTU (podwójna sprzedaż kasowa i fakturowana), kolejną fakturą na kwotę minusową (wpisać ilość -1). Rozliczyć notą uznaniową. Przykład: * Zarejestrować utarg dzienny: * Zarejestrować fakturę sprzedaży usług Numer: UT0001/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy indywidualni Pozycja nr 1: Sprzedaż usługi Ilość: 1 Kwota brutto: 2000 pln Operacja: Netto: WP+/ 1612.90 PTU WT+/ 387.10 * Zarejestrować zapłatę (F8) Kasa: 01 Kwota: 2000 pln Operacja: DA+/ 2000.00 * Klient chce fakturę: * Zarejestrować fakturę sprzedaży usług na tego klienta: Numer: FA0001/10/16 Odbiorca: 000001 Klient-1 Pozycja nr 1: Sprzedaż usługi Ilość: 1 Kwota brutto: 20 pln Operacja: Netto: WP+/ 16.13 PTU: WT+/ 3.87 * Zarejestrować Notę uznaniową, aby rozliczyć należność FA0001/10/16 Numer: NU0001/10/16 Odbiorca: 000001 Klient-1 Pozycja nr 1: Dokument: FA0001/10/16 Kwota: 20.00 pln Operacja: M2-/ 20.00 * Wydrukować fakturę * Zarejestrować fakturę, aby zmniejszyć wartość sprzedaży w księgowości i w rejestrze PTU (podwójną sprzedaż kasową i fakturowaną) Numer: FA0002/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy detaliczni Pozycja nr 1: Sprzedaż usługi Ilość: -1 Kwota brutto: 20.00 pln Operacja: Netto WP+/ -16.13 PTU: WT+/ -3.87 * Zarejestrować notę uznaniową, aby rozliczyć FA0002/10/16 Numer: NU0002/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy detaliczni Pozycja nr 1: Dokument: FA0002/10/16 Kwota: -20.00 pln Operacja: M2-/ 20.00 7. Sprzedaż detaliczna usług poprzez faktury Przykładowy scenariusz: Firma prowadzi detaliczną sprzedaż usług. Czasem jednak klienci po czasie żądają wystawienia faktury. Firma rejestruje sprzedaż detaliczną usług poprzez faktury, na jednego ogólnego odbiorcę detalicznego 000000. Faktury są fiskalizowane. Nie używa funkcji Paragonów, bo często jest tylko jeden sprzedawca (np. w soboty) a nie ma kierownika, który mógłby autoryzować zakończenie paragonu bez zapłaty. Kolejne kroki: Krok 1) Sprzedaż (klient otrzymuje paragon) Wystawić fakturę sprzedaży usług Numer: FA0001/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy indywidualni Pozycja 1: Sprzedaż usługi: Ilość: 1 Kwota brutto: 20 pln Zatwierdzić. Zarejestrować zapłatę (F8) Sfiskalizować -> klient otrzymuje paragon Po zakończeniu dokumentu a przed zatwierdzeniem, można skorygować fakturę w funkcji korekty. Krok 2) Wystawienie faktury (klient przychodzi z paragonem po fakturę) * Wariant #1 - noty uznaniowe Zapłata w kasie pozostanie na odbiorcy 000000 a) Wystawić fakturę sprzedaży usług: Numer: FA0002/10/16 Odbiorca: 000001 Klient 1 Pozycja 1: Sprzedaż usług Ilość: 1 Kwota brutto: 20 pln Nie rejestrować zapłaty F8. b) Wystawić notę uznaniową, aby rozliczyć FA0002/10/16 Numer: NU0001/10/16 Odbiorca: 000001 Klient 1 Pozycja 1: Kwota: 20 pln c) Wystawić fakturę na minus, aby zmniejszyć sprzedaż Numer: FA0003/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy indywidualni Pozycja 1: Sprzedaż usług Ilość: -1 Kwota brutto: 20 pln Nie rejestrować zapłaty F8. d) Wystawić notę uznaniową aby rozliczyć FA0003/10/16 Numer: NU0002/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy indywidualni Pozycja 1: Kwota: -20 pln * Wariant #2 - zapłaty Zapłata w kasie będzie na konkretnego odbiorcę (000001) a) Wystawić fakturę sprzedaży usług: Numer: FA0002/10/16 Odbiorca: 000001 Klient 1 Pozycja 1: Sprzedaż usług Ilość: 1 Kwota brutto: 20 pln Zarejestrować zapłatę F8 na kwotę 20. Zapłata rozliczy fakturę FA0002 Zapłata będzie powiązana z klientem 000001 a nie 000000. c) Wystawić fakturę na minus, aby zmniejszyć sprzedaż Numer: FA0003/10/16 Odbiorca: 000000 Odbiorcy indywidualni Pozycja 1: Sprzedaż usług Ilość: -1 Kwota brutto: 20 pln Zarejestrować zapłatę F8 na kwotę -20 (będzie to wypłata z kasy) Zapłata(wypłata) rozliczy fakturę FA0003 odbiorcy 000000. # koniec 8. Płatność częściowa gotówką [G] i kartą [L] Po zarejestrowaniu paragonu lub faktury można przyjąć płatność częściowo gotówką a częściowo kartą płatniczą. Zarządzanie płatnościami Trzeba wprowadzić dwie zapłaty: * pierwszą do kasy gotówkowej [G] * drugą do kasy powiązanej z kartami płatniczymi [L] Metody płatności Przykład 1 ---------- Kwota do zapłaty 150 PLN w tym: Gotówka 100 PLN Karta 50 PLN Kolejne kroki ------------- 1) Zapłata nr 1 - Gotówka: 100 PLN * F8-zapłata, program podpowiada 150 PLN - potwierdzić * wybrać formę zapłaty [G] oraz symbol kasy * zmienić kwotę w polu Zapłata na 100 PLN ------------------------------------------- Gotówka 150.00 Do zapłaty 150.00 Reszta 0.00 Forma G Kasa G1 Gotówka Zapłata 100.00 ------------------------------------------- 2) Zapłata nr 2 - Kartą: reszta kwoty, czyli 50 PLN * F8-zapłata, program podpowiada 50 - potwierdzić * wybrać formę zapłaty [L] oraz symbol kasy * zaakceptować kwotę w polu Zapłata: 50 ------------------------------------------- Gotówka 50.00 Do zapłaty 50.00 Reszta 0.00 Forma L Kasa L1 Karta Zapłata 50.00 ------------------------------------------- 9. Uwidacznianie cen towarów i usług Opis ogólny Asortyment sprzedawany detalicznie powinien mieć w cennikach, w wywieszkach, na etykietach, w katalogach: a) ceny sprzedaży (końcowe) b) ceny jednostkowe (za jeden kilogram, jeden litr, jeden metr, itp. Wymaga tego dyrektywa UE 98/6/EG. W Polsce: Ustawa o informowaniu o cenach towarów i usług. Pojęcia Cena sprzedaży Cena sprzedaży oznacza cenę końcową za jednostkę produktu, lub daną ilość produktu włącznie z podatkiem VAT (CSprBr CSprBr Cena sprzedaży brutto) en: Selling price shall mean the final price for a unit of the product, or a given quantity of the product, including VAT and all other taxes de: Verkaufspreis. Den Endpreis für eine Produkteinheit oder eine bestimmte Erzeugnismenge Cena jednostkowa Cena jednostkowa oznacza cenę końcową, z podatkiem VAT, za jeden kilogram, jeden litr, jeden metr, jeden metr kwadratowy lub inną pojedynczą jednostkę ilości (CJedBr Cena jednostkowa brutto) en: Unit price shall mean the final price, including VAT and all other taxes, for one kilogramme, one litre, one metre, one square metre or one cubic metre of the product or a different single unit of quantity de: Preis je Maßeinheit. Den Endpreis, der die Mehrwertsteuer und alle sonstigen Steuern einschließt, für ein Kilogramm, einen Liter, einen Meter, einen Quadratmeter oder eine einzige andere Mengeneinheit Cena jednostkowa dotyczy odpowiednio ceny za: 1) litr lub metr sześcienny - dla towaru przeznaczonego do sprzedaży według objętości 2) kilogram lub tonę - dla towaru przeznaczonego do sprzedaży według masy 3) metr - dla towaru przeznaczonego do sprzedaży według długości 4) metr kwadratowy - dla towaru przeznaczonego do sprzedaży według powierzchni 5) sztukę - dla towarów przeznaczonych do sprzedaży na sztuki Nie jest wymagane uwidacznianie ceny i ceny jednostkowej: * Towar sprzedawany na sztuki. Towar, który jest odliczany przy sprzedaży w pojedynczych egzemplarzach oraz nie jest odmierzany według masy, objętości, długości lub powierzchni * Towar sprzedawany luzem. Towar, który nie jest pakowany, lecz jest odmierzany w miejscu sprzedaży detalicznej. Jest wymagane uwidacznianie ceny i ceny jednostkowej: * Towar pakowany. W opakowaniu jednostkowym, którego ilość jest odmierzana poza miejscem sprzedaży detalicznej NOTE: patrz też w innych opisach: 98/6/EG Przykład Sprzedaż detaliczna: Kiełbasa wędzona 1. Kiełbasa krojona i pakowana na stanowisku mięsnym Należy podać cenę końcową (zależną od wagi) Nie trzeba podawać ceny jednostkowej 2. Kiełbasa pakowana w Zakładach Mięsnych Należy podać cenę końcowa (zależną od wagi) i cenę jednostkową za 1 kg 3. Kiełbasa pakowana w sklepie, na zapleczu i wyłożona na stoisku Należy podać cenę końcowa (zależną od wagi) i cenę jednostkową za 1 kg Rozwiązania w programie Trawers * W cennikach i na etykietach można umieścić ceny brutto końcowe (zależne od wagi) oraz ceny brutto jednostkowe, pobierane z cenników sprzedaży. Cenniki sprzedaży Drukowanie etykiet z ceną końcową i ceną jednostkową w programie Trawers: (proces podobny jak drukowanie etykiet na wagach etykietujących) - W cenniku sprzedaży podać cenę jednostkową brutto za 1 kilogram, np. KIEŁBASA 19.99 zł - W NA > Faktury sprzedaży > Dopisywanie: - wybrać asortyment: KIEŁBASA - podać ilość (waga, masa): 0.195 kg - program ustali: Cena końcowa sprzedaży za podaną ilość (wagę): 19.99*0.195 = 3.8981 = ~ 3.90 - Wydrukować etykietę (wg wzorca) Przykład takiej etykiety: Wzorce etykiet. Przykłady * W programie Trawers można odczytywać etykiety z kodem EAN wagowym w NA Sprzedaż i MG Gospodarka magazynowa. Program odczytuje wagę (masę) asortymentu (kod 29) Waga (masa) asortymentu 10. Tematy powiązane Tabela stawek PTU (VAT) System parametrów Parametry ogólne 01xx 02xx 03xx 08xx Drukarki fiskalne. Fiskalizacja sprzedaży Realizacja zamówień sprzedaży Dokumenty sprzedaży Zarządzanie płatnościami Autoryzowanie operacji Warunki (filtry) operatorów JPK Jednolity Plik Kontrolny Cenniki sprzedaży Wzorce etykiet. Przykłady Waga (masa) asortymentu Słowa kluczowe #Sprzedaż-Dokumenty #Sprzedaż-Scenariusze #Scenariusze-Sprzedaż
www.tres.pl - Baza wiedzy Trawers ERP - Spis treści